会議の参加者と人数のシンプルな決め方【会議の準備】

このような疑問にお答えします。

本記事の内容

自分で会議やミーティングを開くときに、誰に参加してもらうべきか迷うことはありませんか？

会議には参加してもらう必要がある人もいれば、逆に参加してもらわないほうがいい人もいます。

結論から先にいうと
｢いないと困る人・いたら困る人」という観点で考えるとよいのですね。

今回はそんな『会議の参加者・人数』について解説していきます。

会議の参加者の選び方、選定基準

｢会議には誰を呼ぶべきか」これの基準が明確化されている会社はないと思います。

会社や上司によっては「とりあえず偉い人には声をかけておく」みたいな忖度のほうが重要視されて本質が失われがちです。

ここでは忖度のことはいったん置いておいて、本質的な選定基準を解説していきたいと思います。

会議に必要な人、呼ぶべき人

会議に必要な人・呼ぶべき人は『会議の目的』によります。

その会議の目的に沿って「いないと困る人」が呼ぶべき人になります。
｢その人がいないと会議の目的が達成できなくなる」という観点で考えてみてください。

意思決定・承認をしてもらいたい場合
とうぜんながら決定権を持っている人に参加してもらわないと会を開く意味がないのですね。

たいていの場合は上司になると思いますが、まれに意思決定者が誰なのか認識が合っていない会議もありますので気を付けてください。

合意形成をしたい場合
他の部署にも関係するような案件は「これでいいかどうか」合意形成をとる必要が出てきますよね。
なので、とうぜんながらその関係する部署の人に参加してもらうことになります。

ここで気を付けてほしいのは、「私に聞かれても決められないので、持ち帰らせてもらいます」という人に来てもらっても困るということなのですね。

合意形成に了承できる人に参加してもらうようにしてください。

意見出しを行いたい場合
素案作成のための材料集めだったり、決定の手前に意見を集めたいときもあると思います。

これは案件の内容に沿って、意見を聞く必要がある人も変わってきます。

関係する部署があるのにその部署の人がいなかったり、関係する実務担当者が参加していないということがないように気を付けてください。

あくまで「いないと困る人」を呼ぶこと
｢いてもらったほうがいいかどうか」だと「いないよりは、いたほうがいい」となってしまうと思うのですね。
なので、あくまで「いないと困る人」で考えてみてください。

ここをしっかりと考えることができれば、会議への参加をお願いするときに「何のために参加してほしいのか」を伝えることもできるようになります。

参加をお願いされた方にとっても、会議に呼ばれた理由をわかっていたほうが貢献しやすくなるのですね。

会議にいてもらったら助かる人

｢いないと困る人」とは別に、「いてもらったら助かる人」がいるのであれば参加をお願いするのはありです。

たとえば

こんなかんじでしょうか。

会議のサポートや自分のフォローをしてくれる人も必要に応じて参加してもらうようにするとよいのですね。

会議に必要ない人、呼ぶべきではない人

基本的には「貢献意欲が低い人」「進行の邪魔になる人」は呼ぶべきではないのですね。

発言しない人
参加者を「いないと困る人」で選んでいれば、発言しない人というのはいないはずなのですね。

このような人が紛れてしまうのは

このような理由が考えられます。

また、あなたが必要だと思って呼んだのであれば、たとえその人が発言しなくても、あなたから意見を聞いてあげるのがよいと思います。

自分の意見ばかり主張する人
自分の意見が一番正しいというかんじで、人の意見を聞かずひたすら自分の意見を主張するタイプの人はいませんか？

そのような人は、いても進行の邪魔になるだけですので参加させないようにしましょう。

人の意見を論破ばかりしてくる人
自分の知識を引け散らかしたかったり、相手の意見を否定することで自己顕示しようとしてくるタイプの人はいませんか？

このような人がいると議論がいっこうにまとまりませんので、絶対に参加させないようにしましょう。

物見遊山的な上司
オブザーバー（傍聴者）として参加したがる上司がいたりしませんか？

いるだけでやりづらい空気になるので、その存在自体が会議の妨げになります。
百害あって一利なしなので、絶対に参加は阻止しましょう。

会議にいてもいなくてもどちらでもいい人

任意参加で声だけかけておいて、参加してもしなくてもどちらでもいい人です。
主に同じ部署のメンバーなどになると思います。

同じ部署だけど業務的に直接関係ないメンバーにも声だけはかえておくとよいと思います。

本人に関心があれば参加してもらっても構わないし、他に用事があったり特に関心がなければ不参加で構わない、そんなかんじです。

会議の適切な参加人数

会議の目的に沿って「いないと困る人」で参加者を選べば、おのずと適切な人数になると思います。

基本的には４～６人程度、多くても１０人くらいが適切な参加人数といわれています。

ここでは、多すぎた場合に起こりうること、少なすぎた場合に起こりうることを考えてみたいと思います。

参加人数が多すぎる場合

人数が多いと意見やアイディアがたくさん出るかというと、そうでもなかったりします。

ちょっと会議の風景を思い浮かべてみてください。

会議の参加者が多くても、実際に発言しているのは特定の数名だったりしませんか？

特定の数名だけが発言している
だいたいは声の大きい人や自己主張の強い人とかですよね。

他の人からすれば、発言の隙がなかったりしますし、そのうちどうでもよくなって傍観を決め込んだりするのものです。

他の人が参加している意味がなくなる
特定の数名だけが発言している状態は

とはいえ、全員で議論してもまとめるのが難しい
いろんな人がそれぞれの立場から意見を言えば、意見をまとめるのも非常に困難になります。

とくに論点がずれやすく脱線しまくります。
さんざん意見は言い合ったものの、結局なにもまとまらずに時間切れとなることも多いのですね

貢献意識が低くなる
参加人数が多いと、自分がとくに発言しなくてもいいだろうという人も一定数でてきます。

内職とかする人も出てくるのですね。

会議室を押さえづらくなる
会社によりますが、大人数で行える会議室はそんなに多くないのではないでしょうか。

なので、会議の行う場所を確保するのがたいへんになります。

会議の日程調整がしづらくなる
会議の日程が先に決まっていて、参加者が合わせてくれるなら問題ありません。

しかし、その逆で参加者の都合に合わせて会議の日程を決めるとなると、その日程調整だけでもひと仕事なのですね。

参加人数が多いとよいことはない
上記のとおりです。

デメリットはあってもメリットは１ミリもないのですね。

参加人数を増やし過ぎないように気を付けてください。

参加人数が少なすぎる場合

人数が少ないと、話がまとまりやすいというメリットはあります。

ただ、異なる視点での意見が出にくいということもあるのですね。

特に同じメンバーで繰り返している定例会議などは、思考や意見が偏っている可能性もあります。

少人数すぎるとそういった気付きも得られないので、少なすぎにも気を付けてください。

会議に参加者を呼ぶ側のときの心得

あなたが会議を招集したのであれば、会議の目的を達成させるのはあなた自身です。

他の参加者に過度な期待をしてはいけません。

呼ばれた側にとって会議の目的達成はどうでもいい
極論ですが事実です。参加者は会議で何も決まらなくても困りませんからね。

協力はしてくれるけど、目的達成ついての責任は負わないということなのです。

人を集めれば誰かがなんとかしてれるわけではない
呼ばれた人が解決してくれるわけではないのですね。

会議の目的を達成できるかどうかはあなたしだいなのです。

なので事前に協力を要請しよう
一人でがんばれということではないです。
たとえば

上記のとおりです。

自分が苦手なことがあれば、事前に得意な人にお願いしておくとよいのです。

｢人の力を借りる」これも自分の力なのですね。

会議に呼ばれた側のときの心得

呼んだ理由をきちんと説明してくれる人はほとんどいません。そんなものなのですね。

なので、自分から理由を聞くもよし、特に聞かずに参加するもよしです。

何も説明がないなら特に何もない
自分への協力要請などがあれば向こうから言ってくるはずなので、説明がなければ特に何もないという理解でよいかと思います。

理由を聞いておけば不参加の選択肢も出てくる
会議に呼ばれた理由を聞いてみると、自分が参加する必要がなさそうな会議もあったりします。

その場合は、不参加を表明してもよいと思うのですね。

自分から聞くことで、あとあと「出る必要なかったじゃん」ということも防げます。

自分が参加する必要のない会議に呼ばれたら

呼ばれた理由を聞かずとも「出る必要あります？」という会議もあると思います。

同僚からだったら別に断ってもいいと思うのですが、上司からだった場合は理由を確認したほうがよいかもです。

いっけん自分にとっては参加する意味がないと思っても、上司からすると

こんなかんじであなたのことを頼りにしている場合もあります。

なので、貢献できなさそうとおもっても参加したほうがいいときもあるのですね。

無駄な会議にはなるべく出たくないという考えもあると思います。

とはいえ、まったく声がかからないよりは声がかかったほうがいいかなとも思いますので、自分の判断だけで決めずに上司の考えも聞いてみるとよいと思います。

まとめ：参加者を適切に選んで会議の生産性を上げよう

上記のとおりです。

会議は「とりあえず集まる」とか「いないよりは、いてもらったほうがいい」で招集されがちです。

これからはぜひ会議の目的に沿って、参加者と人数を決めるようにしてみてください。

なかには、「あの人も呼ぶべきだ」「あの人にも声をかけておけ」と忖度しまくりな上司もいると思います。

とはいえ、そんな上司に「会議の目的達成には参加してもらう必要はありません」とかきっぱり言っちゃだめですよ？
あなたがありとあらゆる会議に呼ばれなくなってしまうリスクがあるのですね。

話の通じない上司はどこにでもいるものです。ですが、しかたありません。それが会社のマネジメントなのですね。

上司の邪魔が入らない範囲の会議やミーティングはあると思いますので、そういった機会に活かすようにしてみてください。

ではでは
お疲れさまでした。