会議に必要な役割分担まとめ・分担のコツも紹介します【会議の準備】

このような疑問にお答えします。

本記事の内容

｢なんか、みんなしてしゃべってるだけだな」
｢今はいったい何をしている時間なんだろう？」
｢結局のところ、誰がどう決めるの？」
｢え？ 議事録だれもとってないの？」

会議をしていると、このように思うことがあったりしませんか？

これはは会議の役割分担が不明確なことが原因で起こります。

会議に必要な役割分担をして、各自がきちんと役割をこなすようにすればこのようなことも起きないのですね。

今回はそんな『会議の役割分担』について解説していきます。

会議の役割分担の必要性

まず先に、「何も役割が決まっていなかったらどうなるか」イメージしてもらったほうが早いかもです。

だいたいこんなかんじではないでしょうか。
一緒にイメージしてみてください。

どうでしょうか？

他にもたくさんあるかもですが「役割が決まっていないとこんな会議になる」ということはイメージしてもらえたと思います。

このように、役割分担がされていないとたいへん非効率な会議になります。

なので、たとえ少人数の会議であっても、ある程度の役割は決めておいたほうがいいのですね。

｢いつも同じ人がなんとなく同じ役割をしている」ということもあるかもしれませんが、｢てっきり議事録をとってくれていると思っていたら違ってた」ということも起きかねませんので、その場の雰囲気でなんとなくとかはやめておきましょう。

とくに「はじめまして」のメンバーが多い会議やミーティングでは、必ず事前に役割分担をしておくことをおすすめします。
いきなり、グダグダの会議だと幸先が悪いのですね。

ということで、次は会議に必要な役割をみていきましょう。

会議に必要な役割

会議に必要な役割は次のとおりです。

それぞれ別の人が行うこともあれば、いくつかを兼任することもあるのですね。

それでは、ひとつずつみていきましょう。

会議の主管（主催者）

｢誰が何のために開いた会議なのか」の「誰が」にあたる部分の人です。

｢役割」なのかというとちょっと違うかもしれませんが、大切なのであえて一番初めにもってきました。

集まったはいいものの「これって誰が何のために開いた会議なの？」ということはけっこうあるのですね。

本来は、目的があって会議が開かれるべきですが、定例化している会議や誰かの指示で開かれた会議は「会議の主管」があいまいです。

この「会議の主管」があいまいな会議は「全員受け身」になります。
全員受け身ということは、この後に説明する役割が全て無意味になってしまうのですね。

会議の主管に必要なこと

これが何よりも重要になります。

役割分担といっても

ということは、当たり前すぎて意外と盲点になっているのですね。

そのため、役割分担がされないで始まる会議は多いのです。

まずは「会議の主管」を明確にすることからはじめましょう。

ここからは、あなたが主管だった場合とそうでなかった場合のそれぞれでイメージしながら読みすすめてもらえればと思います。

ファシリテーター（司会・進行役）

ファシリテーターは、会議の進行をコントロールする重要な役割になります。
ファシリテーターの手腕しだいで会議の生産性が変わるといっても過言ではないのですね。

ファシリテーターの主な役割
ファシリテーターの役割は会議の進行に関わること全般になります。

かなりざっくりですが上記のとおりです。

ファシリテーターはただの司会とはちょっと違う
ファシリテーターは「言うは易く行うは難し」なのですね。

たいへん奥深いものなので、ここではあえて割愛しますが
強いて言えば、会議においてのファシリテーターの役割は

になります。

たんに司会や進行役のことをファシリテーターと呼ぶのは間違いではないですが、真のファシリテーターは、参加者全員でのぶれない合意形成（認識合わせ）をしてなんぼなのですね。

プレゼンテーター（発表者）

プレゼンテーターは、会議の議題について発表する人です。
プレゼンテーターというよりは「発表者」と呼ぶほうが多いかもですね。

プレゼンテーターの主な役割
プレゼンテーターの主な役割は議題の発表に関わることになります。

ざっくりこんなかんじです。

会議には議題がありますので、だいたい議題ごとにプレゼンテーターがいることになります。

プレゼンテーターに必要なこと
プレゼンテーターは、参加者に議題の主旨を伝えて、適切な議論を行える情報を発表することが重要な役目となります。

そのため

こういったことが必要になります。一言でいえば『プレゼン能力』ですね。

プレゼンテーターの発表の質で会議の生産性は大きく変わります。

なので、ただの発表担当ということではなく、会議を作るうえでの重要な役割のひとつなのですね。

議長（意思決定者）

決定権を持つ人です。だいたいは上司であったり、会議の中で一番職位が上の人がその役目になると思います。

議長の主な役割
議論の結果に対して結論を出す、意思決定することが主な役割になります。

こんなかんじです。

議長に必要なこと
基本的には「決めること」が仕事になりますので

こういった決めるために必要なことが求められるのですね。

これらを上司に求めるのは難しいかもですが、あなたが意思決定者である場合に意識してみるとよいのですね。

書記（板書係・議事録係）

議論で出た意見をホワイトボードに板書したり、議事録をとったりする人になります。

書記の役割
書記は「書くこと」全般が主な役割になります。

会議中と会議後で別れるかんじですね。

書記に必要なこと
基本的には「書くこと」が仕事になりますので

ざっくりこんなかんじです。

書くこともけっこう大変なのですね。

慣れないと板書係と議事録係を兼任するのは難しいと思います。
板書はファシリテーターに任せて、議事録に専念するのがよいのですね。

会議によって必要な役割

ぜったいに必要ではありませんが、会議によっては必要になってくる役割もあります。

この３つになります。

順番にみていきましょう。

オブザーバー（傍聴者）

見学者のことです。基本的には話を聞くのみで発言権はありません。

主に

といった理由での参加になると思います。

まれに発言して会議に参加してくる人もいますが、やんわり無視しましょう。

物見遊山で参加しようとする上司がいたら全力で阻止しましょう。
いるだけで会議がやりづらくなりますし、そういう上司に限って口をはさんでくるのですね。

サポーター（お手伝い）

雑務というとあれなので、ここではサポーターと呼ぶことにします。
でも、ようは雑務のことです。

会議の準備や進行中のお手伝いをお願いする人なのですね。

などでしょうか。

誰かにお願いするときは感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

タイムキーパー

時間を計って「残り５分です」とか言う人ですね。

これは必要ないという意味であえて書いてみました。

なぜなら

ようは、この役割は機能しないということなのですね。

そもそも時間管理はファシリテーターがやるべきです。
時間を気にしないで進行するなんてありえないですからね。

ということで、もしこれをお願いされることがあったらうまく断りましょう。

役割分担で終わりにしないこと

役割分担をすることは大切ですが「役割を振る」ことと「役割を振られた人が機能する」ことは別なのですね。

各自が役割をきちんとこなすことも大切になります。
役割分担で終わりにせずに、各役割が機能するようにはたらきかけましょう。

まとめ：役割分担で会議を効率化しよう

上記のとおりです。

会議の役割はいろいろありますが、その役割が事前にきちんと分担されていること、それぞれがしっかりと役割をこなすことが会議の効率化につながるのですね。

とはいえ、時間さえ意識できていない上司も多いのではないでしょうか。
そんな上司に「５分オーバーです」とか言っちゃだめですよ？あなたのサラリーマンライフがオーバーキルされてしまうかもしれないのですね。

話の通じない上司はどこにでもいるものです。ですが、しかたありません。それが会社のマネジメントなのですね。

上司の邪魔が入らない範囲の会議やミーティングはあると思いますので、そういった機会に活かすようにしてみてください。

ではでは
お疲れさまでした。