【今日からできる】説明がうまくなる『話し方』のコツ５選　

今日はこんな疑問に答えていきます。

説明のしかたをちゃんと教えてくれる上司っていないじゃないですか？

なんかよくない説明をしたら後からダメ出ししてくるくらいですよね。

とはいえ、ビジネスシーンでは説明する機会が多かったりするので、上手く説明できるにこしたことはないわけです。

では、どのように説明力を向上させていくのか？

それは「説明のしかた」を『情報を伝える順番』と『話し方』とで分けて考えるのがよいと思うのですね。

『情報を伝える順番』は「脚本」
『話し方』は「演出」

ごちゃまぜで考えるより、性質が異なるものは分けて考えたほうが理解しやすいです。

両方苦手な人もいれば、片方は得意でもう片方が苦手という人もいると思います。

あなたが得意だと思うほうは伸ばしつつ、苦手だと思うほうを鍛えていくのがよいのですね。

ということで、本記事では「演出」である『話し方』のほうを解説していきます。

説明がうまくなる『話し方』

『話し方』で心掛けたいポイントは次の５つです。

① 声の出し方

声の出し方で気をつけたいことは次の２つになります。

ハキハキ話す

声が小さいと、相手が聞き取れなかったり、自信がないように受け取られたりと、良いことなしです。

説明の内容がよくても、声が小さいだけで伝わりにくくなるので要注意。

普段あまり大きな声で話さなかったとしても、説明するときは意識的に声を大きく出して、ハキハキ話すようにするとよいのですね。

抑揚をつける

ハキハキ話すのは大切ですが、ずっと同じ調子だと、重要なところとそうじゃないところの違いがわからなかったり、人によってはうるさいと受け取られてしまうこともあります。

ただ大きい声で話せばいいわけではないということですね。

そこで、『抑揚』をつけることも意識してみてください。

具体的には、重要な部分やキーワードは特に大きな声で言うとかですかね。

重要な部分やキーワードを強調することで、要点が相手に伝わりやすくなります。

たとえば、資料でも重要な部分は太字にしたり赤字にしたりしますよね。それと同じです。

重要な部分は意識的に声を大きくしてみてください。

② 話すときのしぐさ

話すときのしぐさで気をつけたいことは次の３つになります。

表情を出す

｢無表情では伝わらない」ということですね。

ちょっと想像してみてください。

｢すごくいい企画内容だと思います」と無表情で言われたらどう感じますか？

逆に笑顔で言われたらどうでしょう？

同じ内容のでも、表情によってまったく異なる印象を受けると思います。

｢目は口ほどに物を言う」とも言いますし。

表情のせいで誤解されて受け取られたら損しかないのですね。

ということで、なるべく表情を出すように意識してみてください。

余計な仕草をしない

話をしているときに無意識に出てしまうクセはありませんか？

たとえば

こういった動作に出るもの。

 

このような口に出るもの。

 

などですかね。

普段は大丈夫でも、緊張すると出てしまうこともあると思います。

程度の差はあれど誰にでもあると思うのですね。

これらがなぜ余計かというと、聞き手が気になって話の内容に集中できなくなってしまうこともあるからなのですね。

また体がクネクネしはじめたな…
何回「えー」って言うんだろ？
とか、そんなことを思った経験はありませんか？

余計な仕草が多いと説明をちゃんと聞いてもらえなくなるかもしれませんので、なるべくしないように気をつけましょう。

相手の方へ体を向けて話す

資料を見ながらずっとうつむいたまま話したり、投影したモニターを見ながらずっと聞き手に背を向けたまま話をすると

こういったデメリットがあります。

なので、ときどきで構わないので、意識的に顔をあげる・相手の方へ体を向けることをしてみましょう。

相手の表情を見ることで、相手の理解度も気にしながら話せるとなおよしです。

③ 話す長さ

丁寧にたくさんの情報を説明すれば、それだけ相手にわかりやすく伝わるというわけではないです。

話が長いと

こういったことが起きてきます。

こちらがよかれと思ってたくさん話しても、かえって伝わらなくなるということですね。

ということで、話はなるべく短くするようにして、要点を簡潔に伝えるようにしましょう。

情報が足りなかったら後から補足もできますし、質疑応答でも対応できますので、いきなりフルコースで説明しなくても大丈夫です。

説明は短くした方が伝わりやすくなりますし、要点が相手の記憶に残りやすくなるのですね。

④ 表現のしかた

表現のしかたで気をつけたいことは３つあります。

ストレートに言う

回りくどい言い方をしないようにしましょう。

たとえば
A案、B案、C案と３つの案があってそのうち１つを選ぶとします。

両方とも「A案」を選んでいるのですが、前者は「A案を選びます」とストレートな話し方に対して、後者は「B案とC案は選びません」という回りくどい話し方になっています。

回りくどい話し方をすると

極端かもしれませんが、このように聞き手の受ける印象は変わってしまいます。

場合によっては本意ではない伝わり方をしてしまうこともあるのですね。

ということで、なるべく回りくどい言い方はせずにストレートな言い方をしましょう。

事実と意見は分ける

事実は事実としてきちんと伝えるようにして、自分の意見と混同しないようにします。

たとえば

前者は事実のみ。後者は事実と意見を混同した話し方です。

事実と意見を混同して話すと、聞き手も何が正しい情報なのか理解できずに混乱してしまいます。

事実は事実としてきちんと伝えて、必要であれば「これは私の意見になりますが」などとそえてから意見を言うようにするとよいのですね。

曖昧な表現はしない

曖昧な表現とは「たぶん」とか「おそらく」などといったものです。

たとえばこんなかんじのことですね。

こういった曖昧な表現を使うと、事実なのか推測なのかの区別がつかず、説明の内容をわかりにくくしてしまいます。

曖昧な言い方はなるべくしないようにしましょう。

⑤ 話し方の工夫

話し方の工夫として３つほどお伝えします。

要点を最初に話す

要点を最初に話すようにします。

日本語の文法上、経緯や状況説明などから話す傾向が強く、なかなか話の結論が見えてこないことがあります。

これだと聞き手もいつまで続くかわからない話を最後まで聞かないと、何の話なのか理解できません。

なので、要点から先に話したほうが伝わりやすくなります。

これから何を話すのか先に明言しておく

何について話すのか、話のテーマを先に明言しておくようにします。

話の主語の認識を合わせておかないと、聞き手のなかには何の話をしているのかわからない人も出てきます。

これから何について話すのか最初に一言入れるだけで、伝わりやすさがかわってくるのですね。

理由やポイントがいくつかある場合は、その数を先に伝える

説明したいことがいくつかある場合は、「今回お伝えしたことは３つあります」というように、その数を先に伝えるようにします。

たとえば

前者は普通といったかんじで別に間違いではないですが、後者のほうが全部で３つということを意識して説明を聞けるため、話の内容が理解しやすくなります。

説明したい数が決まっている場合は、数を先に伝えるようにしていきましょう。

まとめ：より伝わりやすくするために話し方も意識しましょう

『話し方』のポイントは次の５つでした。

どんなに苦手な人でも、意識しつづけることで少しずつ改善されていきます。

逆にちゃんと全部できる人のほうが少ないと思います。

あなたの上司も別にできてないですよね？

なので、つねに意識しつづけるということが大切だと思うのですね。

あと、緊張してしまってうまく説明できないという場合は、事前の準備も大切ですが、やはり場数を踏むというのも必要だと思いますので、説明が苦手だからといって人前に出る機会を避けずに、ぜひチャレンジしてみてほしいです。

ではでは
お疲れさまでした。