- 会議のアジェンダってどう作るの？
- 会議のアジェンダって何をどう書けばいいの？
- 会議のアジェンダに書き方ってあるの？
このような疑問にお答えします。
本記事の内容
- 会議のアジェンダの作り方・書き方を解説します
- 会議のアジェンダの書き方のコツをお伝えします
会議のアジェンダの作り方・書き方
アジェンダに書く主な内容は次の４つになります。
- ① 会議の目的
- ② 会議の議題
- ③ 各議題の進行順と所要時間
- ④ 会議名、開催日時、開催場所、参加者など
ここでは、書き方で質が大きく変わる①②③の３つを解説していきたいと思います。
関連記事：【会議のアジェンダ】アジェンダとは？ 意味や作る必要性をお伝えします
① 会議の目的の書き方
『会議の目的』と『会議のゴール』を分けて考えるようにします。
似たような言葉ではありますが次のように考えます。
- 会議の目的
何のための会議なのか
やや抽象的な表現 - 会議のゴール
会議の目標として、どういう状態になっていればいいのかの定義
具体的な表現
こんなかんじになります。
①-１ 会議の目的の書き方
会議を開くことになった時点で「何のための会議なのか」目的は決まっているはずなので、それを言語化します。
抽象度は高くていいので、参加者が理解しやすい簡単な表現でOKです。
たとえば
- 上期の振り返りと下期の行動計画作成
- 行動計画の進捗確認と今後の進め方の確認
- 数値管理ツールの導入の検討
とか、こんなかんじです。
会議の目的よりも、このあとに説明する『会議のゴール』のほうが実は大切になります。
なので、会議の目的の表現にはあまりこだわる必要はないのですね。
①-２ 会議のゴールの書き方
会議のゴールは
となります。
たとえば
- 上期の振り返りから下期の行動計画と各アクションの担当者が決まっている
- 進捗確認を行ったうえで今後のアクションが決まっている
- 数値管理ツールの導入にしついて懸念点の洗い出しが完了している
こんなかんじで、具体的にどうなっていればいいのか状態を定義します。
議題が複数の場合は議題ごとにゴールを定義する
会議の議題が複数ある場合は、会議のゴール（全体）ではなく「議題ごとのゴール」を定義するようにします。
複数の議題がある会議をひとつのゴールで表そうとすると「全ての議論が終わってること」みたいにおよそ意味のないものになりがちです。
なので、議題ごとにゴールを定義することをおすすめするのですね。
会議のゴールは具体的な表現にする
会議のゴール（議題のゴール）は、目的のときと違って、より具体的な表現にすることにこだわります。
その理由はダメな例を見てもらったほうが早いかもです↓
- 行動計画を作成する
アクションが決まっていればいいのか、担当者まで決めるのかわからない - 今後の進め方を確認する
確認したら終わりなのか、確認してどうするのかがわからない - 導入を検討する
何がどうなったらいいのかわからない
このように、表現が抽象的だとゴールもあいまいになるため、この会議の時間で何をどこまで決めればいいのかわからない状態で議論を行うということになるのですね。
その結果としてよくあるのが「何が決まったのかよくわからない」というものです。
会議のゴールを具体的に定義することは、アジェンダのなかでも一番重要だと考えます。
ここでアジェンダの質の８割は決まると思いますので、時間をかけてしっかりと考えることをおすすめするのですね。
② 会議の議題（何をする会議なのか）の書き方
議題ごとのゴールが定義できたら、アジェンダへの議題の書き方もひと工夫してみるとよいと思います。
｢何をする議題なのか」が参加者に伝わる書き方がよいのですね。
議題の書き方その１：「○○について」は極力使わない
アジェンダでよくみるのが
- 行動計画作成について
- 進捗確認について
- ツール導入について
といった「○○について」という書き方です。
たとえばですけど
｢行動計画作成について」といっても
- 行動計画作成について、作り方を説明します
- 行動計画作成について、作成に必要な要素出しをします
- 行動計画作成について、作成する担当者を決めます
このように内容はいろいろあります。
自分が「担当者を決めるのがゴール」だと思っていても、「行動計画作成について」だと、参加者は何をすることなのかわかっていない状態で会議がはじまることになります。
なので
- 行動計画作成の作り方の説明
- 行動計画作成のための要素出し
- 行動計画作成の作成担当者の決定
こんなかんじで、「何をする議題なのか」がある程度わかる書き方をするとよいのですね。
多少長い書き方になったとしても、「何をする議題なのか」が参加者に伝わることのほうが大切だと思います。
議題の書き方その２：【決定】【意見出し】など種類がわかるようにする
これは、①と合わせて使うのが効果的です。
- 【説明】行動計画作成の作り方の説明
- 【意見出し】行動計画作成のための要素出し
- 【決定】行動計画作成の作成担当者の決定
こんなかんじです。【】これの付ける位置は前でも後ろでも好みでよいです。
マークは【共有】、【報告】、【意思決定】、【意見出し＋決定】、【説明＋質疑応答】などいろいろ書きようはありますので、「何をする議題なのか」が参加者になるべく伝わるような表現を工夫してみるとよいと思います。
③ 各議題の進行順と所要時間（何にどれくらいの時間をかけてどう進めるのか）
｢会議の時間の使い方を決める」ということになります。
時間の使い方は大きく３つです。
- １ 各議題の議論する順番を決める
- ２ 各議題への時間配分を決める（会議の所要時間を各議題へ配分する）
- ３ 議題のなかの時間配分を決める（議題の所要時間を議論の進め方に配分する）
１ 各議題の議論する順番を決める
会議の目的にそって、議題の順番を決めます。
会議の時間内にすべての議題を終わらせることができればいいのですが、そうはならないことも出てきます。
なので、もしものことを想定して
- その日に絶対に終わらせておきたい議題
後々への影響が大きいもの - さいあくその日に終わらなくてもいい議題
後々への影響が小さいもの
このような優先順位で決めるのがよいのですね。
｢ここで決めておかないと納期に間に合わなくなる」とか「次のステップに進めない」というような、後々への影響が大きいものは最優先がよいです。
｢共有事項」などは、なんだかんだで「後で資料をメールで送りますので見ておいてください」程度で済むものだったりしますので、順番は最後でよいと思うのですね。
そんなかんじです。
２ 各議題への時間配分を決める（会議の所要時間を各議題へ配分する）
会議の所要時間を各議題へ配分します。
たとえば、会議の所要時間が６０分だとしたら
- １【説明】行動計画作成の作成のしかたの説明（１０分）
- ２【確認＋決定】進捗確認と今後のアクションの決定（３０分）
- ３【意見出し】数値管理ツール導入の懸念点の洗い出し（１５分）
- ４ まとめ、決定事項の確認など（５分）
こんなかんじです。
何にどれくらい時間をかけて進めていくのかを決めておきます。
仮に時間配分を決めてなかったとすると
ということになったりします。
３ 議題のなかの時間配分を決める（議題の所要時間を議論の進め方に配分する）
各議題の所要時間が決まったら、次は議題のなかの議論の進め方へ時間配分をします。
たとえば
- １【説明】行動計画作成の作成のしかたの説明（１０分）
説明１０分・質疑応答（会議後に個別で） - ２【確認＋決定】進捗確認と今後のアクションの決定（３０分）
確認１０分・決定２０分 - ３【意見出し】数値管理ツール導入の懸念点の洗い出し（１５分）
説明３分・意見出し１２分
こんなかんじで、議題のなかの時間の使い方を決めておきます。
ここまでやる必要があるのかという意見もあると思うのですが
- 説明１０分としたが、質疑応答を考慮してなく時間を大幅にオーバーした
- 確認だけで２０分かかって、決定までの時間が足りなかった
- 意見出しは１５分もあれば十分だと思っていたが、意見出しの前の説明で１０分使っていて、実際は５分しか意見出しができなかった
議題のなかの時間の使い方を決めておかないと、このようなことが往々にして起こります。
どうでしょう？ 思い当たることはありませんか？
なので、細かいようですけど、「議題のなかの時間の使い方」まで決めておくことをおすすめするのですね。
無理な時間配分はかえって非効率
時間配分は「決める」ことよりも「考える」ことに本質があります。
｢絶対にこの時間内に終わらせるぞ」という気合や意気込みももちろん大切ですが
- 議題の内容の応じた時間の見積りの精度
- 議題の内容に応じた進行スキル
設定した時間内に議題のゴールにたどり着くには、上記の２つが必要になってきます。
ここでお伝えしたいのは
｢見積りの精度を進行スキルを上げて、決めた時間で終わらせられるようにしましょう」
ということではなく
｢本当にその時間で終われそうか考えてみてください」
ということなのですね。
会議はなるべく短い時間で終わらせられるのがいいのかもしれませんが、時間内でゴールにたどり着けずに延長したり、再度開催することになるのがもっとも非効率です。
｢ということは、会議も１時間に収まりそうにないな」
｢いやまてよ、この議題をなくせば調整できそうだな」
こんなふうに考えて、かかるであろう時間設定をするとよいと思います。
そうすることで
- 会議の所要時間を増やす
- 議題を減らす
- 事前の資料確認で説明の時間をなくす
こういった対策もとれるようになります。
会議はゴールにたどり着くことが大切です。
短い時間で行うことが目的ではありませんので、無理のない時間設定にすることをおすすめするのですね。
まとめ：アジェンダの書き方で会議の質が大きく変わる
- 会議の目的も大切だけど、会議のゴール（議題のゴール）はもっと大切
- 会議のゴール（議題のゴール）は、具体的な状態で定義する
- 議題は「○○について」をなるべく使わずに、「何をすることなのか」がわかる書き方をする
- 議題の順番には優先順位をつける
- 会議の時間の使い方をきちんと決めておく
上記のとおりです。
アジェンダは軽視されがちなので、形式上は作られていたとしても機能していないことも多いです。
ですが、アジェンダをきちんと作ることで会議の質は格段に上がるのですね。
よほど会社で書き方が決まっていて口うるさい上司がいないかぎりは、お伝えした内容も実践できると思いますので、ぜひ試してみてもらえればと思います。
ではでは
お疲れさまでした。
アジェンダを軽視する側の上司だったわ
