【初級向けファシリテーション】まずはこれから!決まったことを確認して会議の無駄をなくす
会議で時間をかけて議論したわりには
  • 結局、何も決まっていないような気がする
  • 具体的に何をすればいいのかわからない
  • 決まったことが明確になっていない

この記事はこのようなモヤモヤを感じている方に向けて書いています。

会議はだいたい上司や目上の人が
仕切っていたりすると思います。

その仕切っている人からすれば
決まったと思っていることでも
他の参加者からすると
何が決まったのかわからない
ということもあると思います。

それは

  • 何を
  • いつまでに
  • 誰がするのか

これらが明確になっていないからだと思うのです。

決まったようで、決まっていない

誰もが陥ってしまう
この錯覚の原因と対策について
一緒に考えてみませんか?

テン
上司の仕切る会議は
あいまいなことばかりですからね。ね?

一見聞こえはいいのですが
よくよく冷静に考えてみると
ものすごくあいまいなことがあります。

どういうことかと言いますと
・「○○する必要がある」
・「○○が課題だと思われる」
このようなフレーズなのですが

たとえば
・「費用対効果を可視化する必要がある」
・「全体の進捗管理が課題だと思われる」
・「部署横断での取り組みもしたいと考えている」
このような使われ方をしてたりします。

どうでしょうか?
あなたの参加する会議でも
似たような発言を耳にしませんか。

これが
・費用対効果を可視化する
・全体の進捗管理が課題
・部署横断での取り組みもする
みたいに
さも決定事項のようにされたりするわけです。

これだと
何を、いつまでに、誰がするのか
――が
よくわかりません。

決まったようで、決まっていない

これが
錯覚の原因の一つだと思うのです。

テン
偉い人たちがよく言ってますよね。偉い人たちが

 

②指示なのかなんなのかわからない発言

あとあとになって

「そんな話出てましたっけ?」

――とか

「え?私の仕事だと思っていませんでした」

――とか

そんなかんじになってしまうやつです。

議論を進めているなかで
上司の口から
次のようなフレーズが出てきたりします。

・「キャンペーン費用の計上方法を、経理部に確認しておいて」
・「キャンペーン実施の件を関係部署に伝えておいて」

このような

○○しておいて

といったものが
よく忘れられがちになると思います。

会議を仕切っている上司としては
指示を出したつもり
なのかもしれませんが

聞いていた側の反応としては

  • 指示なのかなんなのかわからなかった
    →忘れる
  • 自分がやることだと思わなかった
    →忘れる

こんなかんじではないでしょうか。

指示なのかなんなのかわからない発言は
誰も覚えていないことのほうが多いと思います。

決まったようで、決まっていない

これも
錯覚の原因の一つかと思うのです。

テン
面倒ごとを避けるため
あえて忘れる
というもありますよね。ね?

錯覚の防ぎ方:決まったことを確認するファシリテーション

結局のところ

  • 何を
  • いつまでに
  • 誰がするのか

これらが
あいまいなままだと

何か決まったようで、何も決まっていない

という状態になると思うのです。

なので

何が決まったのか確認する

ということをします。

どういうことかと言いますと

あなたが議論の内容を聞いていたなかで
・何を
・いつまでに
・誰がするのか
これらについて
“あいまい”だな
と思ったことを質問してみるのです。

たとえば

キャンペーン費用の計上方法について、経理部に確認する
というのは
決まったことでよいでしょうか?
とか
キャンペーン費用の計上方法を、経理部に確認する
という話が出ていましたが
誰が、いつまでに
とか、ありますか?
そんなかんじです。

ポイントは
「この点があいまいです」
とか
「担当と期限が決まっていません」
とか
足りていない点を指摘するような言い方にならないようにする
ことです。

期限であれば
「いつまでに、とかありますか?」
「いつまでにやっておくとよいでしょうか?」

担当であれば
「これは誰か適任の人はいますか?」
「自分がやろうと思いますけどよいでしょうか?」

このようなかんじで
それとなく聞くようにするのが
よいと思います。

この

「決まったことを確認する」

ということをすることで

  • 決まったことや、やるべきことが抜けもれなく確認できる
  • やるべきことの期限や担当者が明確になる
  • 参加者全員の認識を合わせられる
  • バシッと決まった感じがする

このような効果が期待できます。

特に
バシッと決まった感じがする
というのは
けっこう気持ちがいいものです。
1回でも上手くいくと
またやりたくなったりしますので。

Googleでは
「誰が、いつまでに、どうするのか」それを決めるのが会議である
――だそうです。
会議で一番重要なことは
次の行動につながる宿題事項(アクションアイテム=AI)
としていて
会議の終わりには必ず「AI」と呼びかけて
確認をとるようにしているそうです。

ようはそれと同じです。

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とはいえ、決まったことの確認を切り出すのは難しかったりする

そんな
「決まったことを確認する」
ファシリテーションですが
まさに
言うは易く行うは難し
というやつだったりするのです。

会議が終わるっぽいタイミングや
議題が変わるっぽいタイミングで
「決まったことを確認させてください」
とか言って
切り出してみてください。

するとどうなるか――

何オマエ、みたいな顔をされます

それでも頑張って
確認しようものなら

だから今そう決まったよね?


またしても

何オマエ、みたいな顔をされます

あなたの会社にもそんな上司はいませんか?
どこの会社にも1人や2人は
必ずいると思うんですんよね。

同僚や後輩が相手なら
まだ言いやすいのですが
これが上司や目上の人が相手となると
非常に言いづらかったりするわけです。

議事録係だと言いやすい

議事録係を任せられていたら
言いやすいほうだと思います。

「すみません。議事録のために確認させてほしいのですが」
とか言って
議事録作成を口実に切り出しやすいと思います。

それでも
何オマエ、みたいな顔をする上司はいたりしますけど。

テン
こっちが
何オマエだわ
この思考停止の管理職が
とか思っちゃいますよね。ね?

議事録係じゃなかったら言いにくい

議事録係でもない場合は
ぶっちゃけかなり言いづらいと思います。

何オマエ、みたいな顔されるどころか
なんなら
ほんとに「何オマエ」と言われちゃったりします。

もちろん
言いやすそう、言いづらそう
というのは
上司や参加者、会議の雰囲気にもよってくると思いますので

まずは言いやすそうな会議から試してみる

でよいと思います。

 

まとめ:ファシリテーションは勇気

会議の進め方とか
ファシリテーションとか
「やり方」を知っても
それを実践するには
けっこう高いハードルがあったりします。

実践においてのハードルというのも
ほとんどが
思考停止している上司のせいだったりしますが。

そんなハードルの越え方なのですが

こればっかりは
ありきたりな精神論になってしまうのですが

勇気を出して言ってみる

これしかないと思うのです。

会議のなかで
これあいまいだな
と思うことがあったら

心臓をバクバクさせつつ
タイミングを待ち

勇気を出して

ちょっとよろしいでしょうか

――と言ってみる。

そして

何オマエ、みたいな顔をされる(笑)

まずはそこから始まるのかなと思います。

ときには
言わなきゃよかった
と思うことも出てくるかもしれませんが
回数をこなし
経験を積んでいくことは
自分自身の力になっていきますので
心を折らないよう
ほどほどに頑張ってみるのがよいと思います。

まとめ
決まったことを確認するファシリテーション
  • 何を
  • いつまでに
  • 誰がするのか

これらを確認するようにする

いかがでしたでしょうか。

まずは言いやすい雰囲気やメンバーの会議
または自分が主催する会議から実践してみてください。

上司や目上の人が仕切る会議で
いきなり実践するのは心が折れるリスクありです。

私もそこそこ慣れているつもりですけど
嫌になるときはけっこうあります。

長い会議で議題の変わるタイミングで確認を入れていたら

3回続けて

何オマエ、みたいな顔されたから

もういいや

って思って

議事録とるの止めてやりましたよね。

そんなもんですよ。

思考停止してる上司たちは
どーせ議事録なんて見てないですから
テキトーに書いとけば大丈夫です。

会社のためにとか
皆のためにとかではなく
まずは
自分のため
と思って
やれそうな範囲でやってみる
でよいと思います。

 

そんなかんじで
ゆるくやっていきましょう
ではでは

テン
何オマエ、みたいな顔してくる上司がいたら
この人、思考停止してるわ
この人、思考停止してるわー
と思っておきましょう
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