決まらない会議を決まる会議にするちょっとした３つのコツ【準備編】

この記事はこのような方に向けて書いています。

意見はたくさん出るけど、結局何も決まらない会議。
誰もまとめない、誰も決めようとしない会議。
そもそも何のための会議なのかよくわからない会議。

などなど
あなたの会社のなかにもそんな会議があると思います。

決まる会議にするための方法についてぜひ一緒に考えてみませんか？

｢誰が何のために開いている会議なのか」をハッキリさせる

会議の主催者と目的を決める

｢誰が何のために開いている会議なのか？」
これをハッキリさせるだけで、会議はかなり変わります。

どういうことかと言うと

この２点について、参加者の認識を合わせることをします。

例えば

こんなかんじでハッキリさせておくだけです。

決まらない会議（ダメな会議）は、まずここがあやふやです。

テン

部下側（メンバー側）からすれば、上司（リーダー）が主催者だと思うかもしれませんが、上司側はまったくそういう意識ではなかったりしますので、ヒアリングしてみるのといいと思います。

など、するとよいでしょう。

テン

決めただけじゃなく、決めたことの認識合わせも大事。

ポイントは

を決めておくことです。

会の目的を達成するために
何をする必要があって
それにどれくらい時間が必要か
を設計します。

このように具体的にすることで
会議の全体像が見え、
｢必要なことに必要な時間を使う」ということを、参加者のなかで意識できるようになります。
言い換えると、
｢不要なことにダラダラと時間を使ってしまう」ことの予防にもなります。

また、担当も決めておくことで

ことができます。

テン

｢それでは部長から説明をお願いします」って言ったら、「え？オレ？」みたいな「あんたじゃないんかいっ」なんてことありませんか？

よくあるダメなアジェンダの例

アジェンダはあるものの
ダメな会議でよく見るのは

部の活動報告の内容について

とかです。

などがあやふやなままで議論をはじめてしまうので

というようなことになりがちです。

アジェンダを作ることでのその他のメリット

アジェンダを事前につくることで
｢そもそも時間内で終わらせられる内容かどうか」
ということを判断できるようになります。

たとえば
アジェンダを実際に作ってみると

このようなことがわかってくると思いますので

• 会議の時間を伸ばす（延長）
• 説明については、事前に資料を配布して確認しておいてもらう（短縮）

などの対策を事前にとることで、より決まる会議に近づけることができます。

テン

アジェンダは軽視されがちですが、使い方しだいで会議をコントロールする強力な武器になります。

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会議のゴールをハッキリさせる

会議の目的を決めて、目的に沿った会議の内容を決めたら、
最後に会議のゴールを決めておきます。

目的とゴールの使い分け

｢目的とゴールは同じなのでは？」
という意見もあると思います。

・目的
　やや抽象的な表現
　会議の方向性
・ゴール
　具体的な表現
　会議の終了条件の定義

目的は
｢何のための会議か」
方向性を示すもの

ゴールは
｢会議の終わりにどういう状態になっていればいいのか」
終了条件のを具体的にしたもの

このように考えてもらえればと思います。

なぜゴールを具体的に決めたほうがいいのか

｢目的＝ゴール｣と考えられなくもないのですが、
ゴールを具体的にしておくことをおすすめします。

それはなぜかと言うと

けっこう認識違いが起こるからです。

たとえば
｢役員会議に報告する部の活動内容を決める」
だけだと
どこまで決まっていればいいのかが
実はあいまいなので

• 案を１つにしぼるのかどうか
• 担当や役割分担まで決めるのかどうか
• 報告までのスケジュールなども決めるのかどうか

このようなことで認識違いが起きたりします。

認識が合っていない状態で議論をすると

• 決まったと思ったのに、まだ決めないといけいないことが残っていた
• 決めなくてもいいことに時間を使ってしまい、決めるべきことを決めきれなかった

というようなことになったりします。

• 報告内容は１つにしぼる
• メインの担当者を決める
• 報告までのスケジュールも決めておく

こんなかんじで
｢会議の終わりにどういう状態になっていればいいのか」
を具体的にしておくことで、何を決めたいのかがより明確になり、認識違いによる協議の過不足が防げます。

会議のゴールについてもアジェンダに記載しておくといいでしょう。

テン

ゴールイメージの認識をはじめに合わせておくことが大事

まとめ：決まる会議にする３つのコツ

1. 誰が何のために開いている会議なのかハッキリさせる
2. 会議の中身をハッキリさせる
3. 会議のゴールをハッキリさせる

この３つを意識して
会議をセッティングしてみてください。
意味のある会議に変化していくはずです。

会議の主催者は、だいたい上司や目上の人のことが多いと思います。
実践となると、そういった目上の人の協力が不可欠になります。
それとなくヒアリングして、確認していくようにするのがよいと思います。
気を付けないとついつい詰問するようなかんじになってしまうので、目上の人に嫌な顔をされないようご注意ください。

いかかでしたでしょうか？

ここまで準備をしても
いざ協議になると、上司が自ら論点外して脱線しまくったりすることもよくあります。
上司がまったく時間を意識せずに話まくって、アジェンダが台無しになることもよくあります。

テン

もう、しょうがない（泣）

目上の人を相手に上手くいかなくても、自分が主催する会議では活かせると思いますので
あまり気張らずに
ゆるりゆるりとやっていきましょう。

テン

話の通じない上司の場合は割り切って、その会議についてはあきらめる。というのもありだと思います。違う会議でがんばりましょう！

ではでは