上司の指示が曖昧で困る・・・
上司の説明不足のせいで、二度手間や手戻りが多い・・・
上司の指示が悪いのに、自分が悪いことにされて納得いかない・・・
今日はこんな疑問に答えていくぜ。
実は、上司の曖昧な指示には『質問力』で対処できる。
なぜなら、『質問する』ことで、相手が曖昧に考えていた部分が浮かび上がる。相手にも気づきを与えられるからだ。
上司の指示なんて、曖昧なのが前提くらいに思っていたほうが丁度いい。言ってる上司本人にもわかってないことが多いからな。
この記事で紹介することは次の通りだ。
- 上司の曖昧な指示を明確にする３つのキラーワードを解説
- 上司に自身に説明をまとめさせる質問のしかたを解説
この記事を読むと、上司の曖昧な指示を明確化できるようになる。上司の説明不足のせいで理不尽な思いをしなくてもよくなるはずだ。
質問力を高めて、サラリーマンライフをサバイブしてほしい。
つうことで、今回は『質問力』について解説していくからよろしく哀愁。
残念な上司は指示が曖昧
上司の指示なんてもんは、そもそも曖昧だ。
なぜなら、仕事を任せるってのは、一言二言で説明できるほどシンプルじゃないからだ。もちろん上司の説明力にもよるけどな。
指示を受ける（仕事を任される）にあたって、把握しておきたい情報は大きく分けて４つある。
- 目的とゴール
- アウトプットイメージ
- 優先度、緊急度
- そもそも指示ではないこともある
順番に解説していくぜ。
把握しておきたい情報① 目的とゴール
- 【目的】何のためにやるのか
- 【ゴール】どうなればいいのか
「はい、わかりました」つって、目的とゴールを確認しないまま仕事を進めて、後々たいへんな目にあってる奴は後を絶たない。まずは、目的とゴールは必ずはじめに確認すべきだ。
【目的】何のためにやるのかを確認する
たとえば、「会議の報告用に資料を作成してほしい」と頼まれたら
- 何の会議なのか
- 誰に向けてなのか
- 何についてなのか
こういったことを押さえておかないと、資料の体裁や内容が定まらない。一生懸命作った後に、作り直すはめになっちまう。
【ゴール】どうなればいいのかを確認する
同じく、会議の報告用資料を例にすると
- 誰に何が伝わればいいのか
- 誰にどんな理解を得られればいいのか
- 一番伝えたいことは何か
これらのことを押さえておかないと、資料の構成や結論が定まらない。報告しても「で、何が言いたいの？」ってなっちまう。会議で八つ裂きにされるぜ。
把握しておきたい情報② アウトプットイメージ
- どういったものが出来上がればいいのか
- どういった状態になればいいのか
アウトプットイメージを確認せずに作業を進めて、後から何度も修正作業を強いられる奴は後を絶たない。アウトプットイメージのすり合わせも大切だ。
どういったものが出来上がればいいのかを確認する
たとえば、資料作成を頼まれたのなら
- どんな形式や書式で作ればいいのか
- どれくらいのボリュームで作ればいいのか
- どんな構成や内容で作ればいいのか
こういったことを確認して作成にとりかからないと、「ちょっと思ってたのと違うな」「パワポで作っちゃったの？Excelでよかったのに」「文字ばっかりじゃなくてグラフも入れといてよ」「10ページもあるの？2ページにまとめてよ」とか言われて、何度も作り直すことになる。
どういった状態になればいいのかを確認する
資料や企画書などのカタチのあるものとは異なり、調整、交渉、会の進行といった類のものは
- どうなればOKなのか
- 満たしたい条件、外せない条件は何か
- 許容できる条件、妥協できる条件は何か
こういったことを押さえておいたほうがいいだろう。再調整や交渉のやり直しなんて面倒くさいことこのうえないからな。
把握しておきたい情報③ 優先度、緊急度
- 他の業務との兼ね合い
- いつまでにやればいいのか
どれくらい優先度の高いものなのか、期限はいつまでなのかも忘れずに確認しておきたい。
他の業務との兼ね合い
リソースは有限だ。いま取り掛かっている業務とのバランスを取る必要もあるだろう。
- どれくらい優先度、緊急度が高い仕事なのか
- 他の業務と調整してもいいかどうか
『上司に指示されたこと＝最優先の仕事』とは限らない。上司もそのつもりで言っていないことが多い。優先度が特に高くない仕事であれば後回しにできるからな。
なにも確認せず「イエッサー」と最優先で取り掛かるのだけはやめたほうがいい。余計な残業が増えるだけだ。
いつまでにやればいいのか
仕事に期限はつきものだ。けっこうタイトなこともあれば、特に急ぎではないこともある。
- 期限
- 納期
- 締め切り
上司から「こないだの件、まだ？」っていきなり言われて「え？」ってなったり、「もうやってくれたの？来月とかでよかったのに」って返されて「え？」ってなったりしないためにも、いつまでにやればいいのかは確認しておくべきだ。
まあ、上司も仕事を任せるんなら納期くらい言えよって話なんだけどな。
把握しておきたい情報④ そもそも指示ではないこともある
- 指示のようで、実はただの雑談
- 指示のようで、実はただの相談
- 指示のようで、実はただの情報共有
部下としては指示として受け取っちまうことでも、上司からすれば、単なる雑談であったり、相談ごとだったりもする。
前述の『目的とゴール』『アウトプットイメージ』『優先度、緊急度』を確認するなかで、指示なのか指示じゃないのかの判別はつくはずだ。
明確な指示を出せる上司はいない
上司たる者、指示くらいちゃんと出せよ、というのはわかる。
とはいえ、指示した段階では、上司本人にも明確なっていないことが多々ある。
指示が曖昧すぎるのも問題だが、最初から100％明確な指示を出せる上司なんて存在しないと思ったほうがいいだろう。
『把握しておきたい情報』で曖昧だと感じたことがあれば、自分から確認したほうが無難ってことだな。
【説明不足な上司への対処法】３つのキラーワードで攻める
さて、『把握しておきたい情報』が曖昧だと感じたら、これから紹介する『３つのキラーワード』で質問してみてほしい。
曖昧ってことは、抽象度が高かったり、そもそもの情報が抜け落ちているってことだ。質問することで、具体的にしたり、足りていない情報を補っていく。
３つのキラーワードは次の通り。
- キラーワード①『具体的に』
- キラーワード②『例えば』
- キラーワード③『この他に』
順番に解説していく。
キラーワード①『具体的に』
- 言っている意味がわからないとき
- もっと詳しく説明してほしいとき
- かみ砕いて説明してほしいとき
「私に理解できるように、もう少しわかりやすく説明してほしい」って意味で使う。
- 『具体的には、どのようなことですか？』
- 『もう少し具体的に教えてもらえませんか？』
みたいな質問のしかたをするといいだろう。
キラーワード②『例えば』
- 内容が抽象的すぎるとき
- 具体例を示してほしいとき
「イメージがわかないから、具体例を出して説明してほしい」ってときに使う。
- 『例えば、どのようなことですか？』
- 『例えば、どんなものがありますか？』
みたいな質問のしかたをするといいだろう。
『具体的に』と似ているけど、『具体的に』は、説明の意味がわからないとき。
『例えば』は、説明の意味はわかるけど、具体例を出してほしいとき。
このように使い分けてみてほしい。
キラーワード③『この他に』
- まだイメージがもてない
- 他の例も挙げてほしい
『満足した情報がまだ得られていない』、そんなときに使う。
- 『この他に、どのような事例がありますか？』
- 『他には、どんなものがありますか？』
みたいな質問のしかたをするといいだろう。
３つのキラーワードは順序が大事
- 具体的に
- 例えば
- この他に
３つのキラーワードは、この順番で使う。
いきなり「他にありますか？」と聞いてしまうと、説明した内容を全部聞き流しているかのような印象を相手に与えてしまう。
終わりのほうで「具体的に言ってもらえますか？」と言えば、ここまでの説明を理解できていないんじゃないかと相手に疑われてしまうだろう。
順番を意識して使ってみてほしい。
【まとめ】自分から質問することで、上司と認識を合わせていく
- まずは、仕事を進めるうえで必要な情報の種類を理解しておく
- 必要な情報で曖昧だと感じたことは、自分から質問して確認する
- 質問は３つのキラーワード『具体的に』『例えば』『この他に』を使う
まとめとしては上記の通り。
そもそも上司の指示なんてもんは曖昧だ。質問することで、上司が曖昧に考えていた部分も浮かび上がってくる。
曖昧だったことを確認しながら明確にしていく。確認した内容はメモしておいて、上司と共有するといいだろう。後から言った言わないの悲劇を防ぐには効果的だ。
つうことで、ここまで読んでくれて感謝だ。
サラリーマンライフのサバイブに役立ててくれたら恐悦至極だぜ。
「質問力」って、じつは仕事を有利に進める最強のスキルなんです。
