【会議のアジェンダ】フォーマット（テンプレ）の例とアレンジのしかた

このような疑問にお答えします。

本記事の内容

アジェンダのフォーマットはWEBでも無料のものがたくさんシェアされています。

とはいえ、たいていは会社や部署で使用しているフォーマットがあって、それを使わされることのほうが多いかもしれません。

ここでは、一般的な例を説明したあとに、会議のゴールにたどり着けるようにアレンジをしてみませんかという提案をしたいと思います。

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アジェンダのフォーマットの一般的な例

WordやExcelで作られているものが多いと思いますが、テキストベースだとこんなかんじです↓

以上が一般的な内容になります。

ここでお伝えしたいことは

ほとんどのフォーマットは「会議のゴール（議題のゴール）」を書くようにはなっていない

ということなのですね。

｢フォーマットの項目を埋める＝アジェンダを作成する」となりがちです。

なので、そもそも議題のゴールを考えることがなかったりします。

その結果、「何を議論しているのかよくわからない」「何が決まったのかよくわからない」という会議になってしまうのですね。

へんな話、フォーマットが悪いといえば悪いという話なのです。

ということで、次は「アジェンダをアレンジしてみませんか」という提案になります。

アジェンダのアレンジのしかた

郷に入っては郷に従えなので、無駄なリスクをおかす必要はありませんが、もし特に決まりがないのであれば、アジェンダのフォーマットをアレンジしてみるのをおすすめします。

アレンジのポイントは次の３つです。

アレンジ① 不要な項目はなくす

フォーマットがあれば項目は全て埋める、空欄を作らないようにするという心理がはたらくと思います。

ちょっとしたミーティングであれば、会議場所・会議日時・会議参加者などをいちいち記載するのは面倒だったりします。

記録を残す必要があるのであれば議事録で記載すればいいですし。

会議の成果物・会議コスト・参加者延べ人数・会議の延べ時間（参加者×会議時間）などを書くようなフォーマットもありますけど、個人的には不要かなと思っています。

ということで

こういった観点であてはまる項目があれば、思い切って無くしてみるのもありだと思います。

会議の目的と会議のゴール（議題のゴール）の達成に必要なものだけあれ十分だと思うのですね。

アレンジ② 必要な項目をつける

不要な項目をなくすと逆の発想になります。

会議の目的と会議のゴール（議題のゴール）の達成に必要だと思う項目を追加します。

会議のゴール（議題のゴール）はぜひ追加をおすすめします。

自分用にメモしておいて会議がはじまったら伝えるというやり方もあるかもですが、アジェンダに書いてしまったほうが伝わりやすいですし、何度も見返すことができるのですね。

たとえば、こんなかんじです↓

あとは、「会議コスト」とかも必要だと思うのであれば追加するというかんじです。

会議の目的と会議のゴール（議題のゴール）の達成に必要だと思う項目があれば追加してみてください。

③ 書式にこだわらない

｢書式にこだわらない」というのは

この２つの意味があります。

結論から言いますと、フォーマットフリーのテキストベースでもいいんじゃないかということなのですね。

たとえばこんなかんじです↓

議題のなかの進め方と時間配分、特に誰の意見を聞きたいかまで記載してみました。

これは

このような観点で、自分の進行用の備忘録もかねています。

これを見ながら進行すればいいですし、参加者にも理解してもらいやすいのでおすすめです。

テキストベースであれば、自由度も高く、必要だと思うことを表現しやすいのですね。

また、メール本文にそのまま記載して配信することもできるのでわりと便利です。

あくまで会議の目的と会議のゴール（議題のゴール）達成が大切なのであって、そのために書式も自由にアレンジするという考え方です。

会社や上司のルールもあるかもですが、こういうやり方もありますよということでご参考までにでした。

まとめ：既存のルールに囚われない自由な発想は"あり"です

上記のとおりです。

アジェンダのフォーマットはいろいろありますが

大切なのは

になっているかどうかなのですね。

大きな会議や取引先との会議などはフォーマットに厳しいかもしれませんが、社内会議であればアレンジすることも可能ではないでしょうか。

自分が主催する会議やミーティングなど実践しやすい場もあると思いますので、ぜひ試してみてください。

ではでは
お疲れさまでした。

てん

この上司、フォーマット変えるの許可してくれないわ
許可してくれない側の上司だったわー

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