- 会議のアジェンダって何のこと？
- 会議のアジェンダには何が書かれているものなの？
- 会議のアジェンダって必要なの？
このような疑問にお答えします。
本記事の内容
- 会議のアジェンダとは何かを解説します
- 会議のアジェンダに書かれている内容を解説します
- 会議のアジェンダの必要性について解説します
会議のアジェンダとは何か
アジェンダは、一言でいうと『会議の予定表』のことです。
まずは書かれている内容とその必要性について考えていきたいと思います。
アジェンダに書かれていること
アジェンダには一般的に次のようなことが記載されています。
- ① 会議の目的
- ② 会議の議題
- ③ 各議題の進行順と所要時間
- ④ 会議名、開催日時、開催場所、参加者など
アジェンダは「議題」という意味でも使われますが、上記のような「議題＋α」で構成されたものを本記事ではアジェンダ（＝会議の予定表）だと考えます。
ここでのアジェンダの定義は本質的なことではありません。
一旦、こういったものをアジェンダとしたときに、そのアジェンダを『何のために作るのか』がお伝えしたい本質的なことになるのですね。
それでは、次に「アジェンダは何のために作るのか」その必要性について考えてみたいと思います。
会議のアジェンダの必要性
結論からいいますと、質の高い会議を行いたいのであれば、アジェンダは必ず作ったほうがいいのですね。
なぜなら、アジェンダを作成するということは「会議を組み立てる」ということと同義だからです。
組み立てられた会議なのか、組み立てられていない会議なのか、アジェンダの有無で会議の質も変わってくるのですね。
ここでいう「会議の組み立て」とは、以下の３つの要素を固めていくことになります。
- ① 会議の目的（何のための会議なのか）
- ② 会議の議題（何をする会議なのか）
- ③ 各議題の進行順と所要時間（何にどれくらいの時間をかけてどう進めるのか）
ちなみに、会議がセッティングされた段階で会議の目的と議題は決まっているはずなので、目的と議題に合わせた参加者が選定されているものと考えます。
なので、ここでいう「会議の組み立て」には参加者・開催場所などは含めていません。
それでは１つずつ見ていきながら、アジェンダの必要性について深掘りしていきたいと思います。
① 会議の目的（何のための会議なのか）
｢なぜこの会議が開かれるのか（開くのか）」を表したものです。
ここが不明確だと、呼ばれた参加者も「何のために呼ばれたのか」「何をすればいいのか」かがわからない状態で会議に参加することになります。
結果として会議への貢献意識も低いものとなってしまうのですね。
会議の議題（何をする会議なのか）
会議の目的に対して「具体的に会議で何をするのか」にあたる部分です。
たとえば会議の目的が「現状の課題認識を合わせて改善の行動計画をたてる」だったとしたら
- 現状の課題の報告
- 課題の原因分析
- 改善策の立案
みたいな、目的を細分化したものもあれば
- ○○部から現状の課題と解決策の提案
- ▲▲部から現状の課題と解決策の提案
- △△部から予算配分についての相談
このように、目的に対して各担当が議題を持ち寄ったものなどがあります。
ここが不明確だと、いざ議論をはじめても
- 検討するための資料が用意されていない
- 必要な人が呼ばれていない
- 何の議論をしているのかわからない
といった非効率なことが起こってしまうのですね。
③ 各議題の進行順と所要時間（何にどれくらいの時間をかけてどう進めるのか）
各議題をどういう順番でどれくらい時間をかけて進めるのか「時間割」になる部分です。
順番を時間配分をきちんと決めておかないと
- 重要な議題が時間切れで議論できなかった
- 決定までするつもりが意見出しだけで終わってしまった
- １つの議題に時間をかけすぎて残り２つができなかった
こういったことが起こってしまいます。
さいあく、会議時間の延長であったり、後日に再度開催ということにもなるのですね。
もしアジェンダがなかったら
アジェンダがなかったら、前述したようにたいへん非効率な質の低い会議になってしまいます。
ということで、質の高い会議にするにはアジェンダの作成は必須になります。
アジェンダを作成して会議を組み立てておくことをおすすめするのですね。
アジェンダとレジュメとの違いは？
ちなみに、アジェンダと混同されがちな単語で『レジュメ』があります。
アジェンダが『会議の予定表』なのに対して
レジュメは『議題の要約』となります。
各議題で説明する内容をまとめた資料のことなどを指すのですね。
まとめ：アジェンダは必ず作るようにしましょう
- アジェンダとは会議の予定表のこと
- アジェンダを作るということは会議を組み立てるということ
- 組み立てられない会議は質が低く、組み立てられた会議は質が高くなる
上記のとおりです。
アジェンダを作らない上司や、部下に丸投げする上司も多かったりしますし、アジェンダはわりと軽視されがちです。
でも、アジェンダのない会議を思い浮かべてみてください。
たいがいがしょうもない会議になっていたりしませんか？
アジェンダを作らない人は会議を組み立てられない人ということなのですね。
もしアジェンダが用意されていなかったら「残念な人だなあ」と思っておきましょう。
ということで
アジェンダはぜひ作ることをおすすめします。
少人数のちょっとしたミーティングでも油断せずに作ったほうが雑談化を防げるのでよいと思うのですね。
アジェンダを作って質の高い会議にしていきましょう。
ではでは
お疲れさまでした。
アジェンダ作れない側の上司だったわー
