【会議の議事録のまとめ方】効率よくまとめる最高にシンプルな方法

• 議事録作成で議論の内容をまとめるのがたいへん
• 議事録に議論の内容って書かないといけないものなの？
• 議事録のまとめ方にコツってないの？

このような疑問にお答えします。

本記事の内容

会議の議事録の基本的な書き方と、議事録作成の効率を上げるコツについて、こちらの記事で紹介しました↓

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今回は『議事録のまとめ方』のコツを解説したいと思います。

一般的な議事録のまとめ方と呼ばれているもの

会議の議事録というと、議論した内容の要約を書くものと思われている方も多いと思います。

実際に、議事録の書き方やまとめ方として一般的に紹介されている内容も次のようになっています。

こんなかんじです。

ここでお伝えしたいことは

議事録といえば『議論内容も書くもの』ということがデフォルトのようになっている

ということです。

議事録のフォーマットにも「議事内容」、「議事」、「内容」、「議案」などと書かれたノートみたい大きい欄が用意されいて、書けと言わんばかりなのですね。

結論から言うと

これらは、会議の目的と議事録作成の目的によってきます。

次項でその理由を説明するのですね。

【本題】おすすめする議事録のまとめ方

まず、強くお伝えしたいのは

議事録＝『議論の内容を書くもの』ではない

ということなのですね。

議論の内容をまとめること前提で考えずに

本当に議論内容を書く必要があるかどうかを確認することをおすすめするのですね。

詳しくはこちらの記事で解説しています↓
【会議の議事録のコツ】議事録作成の効率を上げる５つのポイント

なぜこのようなことを先にお伝えしたかと言うと

こういう理由からなのですね。

議事録は

｢こういうことを決めましたね」

ということが大切であって

｢こういうことを話しましたね」

はそれほど大切ではありません。

あったらあったで、なければないで、あんがいそんなものだったりします。

まとめ方の一つとして

という方法もあることをぜひ覚えておいてほしいです。

それでは次に、議論内容を書く場合について考えていきます。

議事録作成で議論内容を書く場合

社内会議の議事録作成で議論の内容まで書いたほうがいいとなる場合は、おおまかに３パターンかと思います。

この３つの観点で本当に書く必要があるかどうかを考えてみてください。

ちなみに③のためだけに作成するというのは無駄（非効率）なのですね。

①か②の理由で作ったものをそのまま回覧する分にはいいですが、③のために手直しするとかも無しです。

これこそ、あったらあったで、なかったらなかったで何も問題のないものなのですね。

もし作らされそうになったら極力あらがっていきましょう。

それでは、議論内容を書くことになった場合の、議論内容のまとめ方について解説していきたいと思います。

議論内容のまとめ方

議論内容をまとめるということは

ということになります。

それでは「メモの取り方」と「編集のしかた」に分けて解説していきます。

議事録のメモの取り方

一般的には｢手書き」か「パソコン」かになると思います。

どちらがいいということはありませんので、好みや時と場合によってきます。

自分のパフォーマンスを発揮できるほうを選ぶのがいいのですね。

ちなみに手書きとパソコン入力の特徴です↓

議事録のメモをどうとるか

議論の発言を全てメモするのはたいへんです。

なので、必要なことだけをメモして、必要なさそうなことはメモしない、というのが理想なのですね。

ですが、その必要か必要なさそうかの判断は難しかったりします。

こんな理由です。

必要なことだけメモする→それらを編集する

というのが理想ですが

とにかくメモする→不要なものを省く→編集する
または
とにかくメモする→編集しながら必要なものをチョイスしていく

というのが現実的なところだと思います。

とりあえず全部メモするくらいの気概で書くことが、いっけん非効率のようで、実はいちばん効率がよかったりするのですね。

次に「議事録メモの編集のしかた」を説明していきます。

議事録メモの編集のしかた

メモの編集のしかたは次のようになります。

議論の内容によって、いくつかの構成の型をもっておくとよいのですね。

その型にそってメモを編集していくと、どうまとめていいかで迷うこともなくなり、まとめ作業の効率も上がります。

決定の経緯を書く場合

決定にいたった経緯を書く場合は、おおまかに２パターンあります。

どちらを選ぶかは時と場合によるので、議事録を任された立場のときは任せしてきた人に聞いてみるでもよいと思います。

結論→理由（簡潔）パターン

このような構成になります。

結論も理由も箇条書きで十分です。

へんに流暢な文脈を意識して書く必要はないのですね。

案件の概要→経緯→理由→結論（詳細）パターン

このような構成になります。

これも基本的には箇条書きで十分です。

かといって、無理に箇条書きにしなくてもよいので、型にそって編集することを意識してもらえればと思います。

決定の経緯以外のことを書く場合

決定の経緯以外のことですと、たとえば「報告・共有・説明」といった内容があげられます。

これらの内容は基本的に説明資料があります。

議論といっても資料を読み上げて、補足や質疑応答があるくらいです。

資料を見てもらえば済む話なので、わざわざ資料の要約を書く必要はないでしょう。

逆に要約を書いたらそれは過剰品質です。

資料のある意味がないのですね。

結論のない議論は

｢こういう話がありました」

というだけのことなので、まとめる必要はないと考えます。

よほどの補足すべきことがあれば書いておくくらいです。

なので、ここの型としては

このようなかんじです。

ちなみに「補足」については次のように考えます。

補足：議論が発生した場合
｢報告・共有・説明」は基本的には決定事項になっていることのはずなので、意見が出たり、それこそ議論に発展すること自体がおかしいことなのですね。

ただ、残念ながらそれをわかっていない上司や偉い人たちも多いので、わざわざ「何かあれば」とかいって意見を聞こうとしたりします。

そのため、いらぬ議論が発生してしまうのですね。

なので
｢こういう意見が挙がりました」ということを書いたところで、決定したことが変わることでもないため、議事録に残して誰かに見せる意味はないと思います。

どうしても書きたかったり、どうしても圧力で書かないといけない場合だけ書くということでいいのではないでしょうか。

書く場合は

こんなかんじの箇条書きで十分です。

補足：質疑応答があった場合
そもそも議事録に書いて誰かに共有する必要のある質疑応答なんてものはないのですね。

もしあるのであれば、それは資料のほうを修正すべきです。

重大な質疑応答があるということは、重大な資料の不備があるということになります。

ただ、これも残念ながら、そのように考えられる上司や偉い人はほぼいないのですね。

資料を作成した人もそういう観点はなかったりします。

｢こういう質問が出て、こういう回答でした」ということを書く必要はないと考えますので、どうしても書かないといけないときだけ書くということでよいのではないでしょうか。

書く場合は

定番ですが、こんなかんじで十分です。

まとめ：議事録を書くかどうかを決めてから、書くことになったら型にそってまとめる

上記のとおりです。

何のためにどういう議事録を作るのかをよく考えてから『議事録をまとめる』ことをおすすめします。

とはいえ、残念ながら議事録への理解がある上司はほとんどいないのですね。

提案しても「いいから全部書いて」とか言われることもあると思います。

そんなときは「自分の資料作成能力の向上になるわー」、「いい練習になるわー」みたいなかんじでポジティブに受け止めてがんばっていきましょう。

ではでは
お疲れさまでした。

てん

この上司、ぜんぜん話がつうじないわ
話がつうじない側の上司だったわー