- 議事録を書くときのコツってないの？
- 議事録を書くのがたいへん
- 議事録を書くのに時間がかかる
このような疑問にお答えします。
本記事の内容
- 議事録の書き方のコツを解説します
- 議事録作成の効率が上がります
会議の議事録の書き方についての基本をこちらの記事で紹介しました↓
今回は議事録作成の効率を上げるための『議事録の書き方のコツ』について解説したいと思います。
① 何のための議事録か、何に使う議事録かを会議の前に確認する
これがいちばん実践してほしいコツになります。
何のための議事録か、何に使う議事録かを会議の前に確認することで、議事録に書くべき内容の「過不足」をなくします。
内容に不足があると、議事録として役割を果たさないことになりますので、不足させないことは必須です。
合わせて「過剰」にも気をつけたいのですね。
過剰品質な議事録は、作成の労力に対して作り損になりがちです。
あなたに議事録作成を任せた上司あるいは先輩に聞いて、「書くべき内容」を確認しておきましょう。
そうすることで、会議中にとるメモも必要なことだけにしぼることができます。
この確認をせずに議事録を書こうとする人はけっこう多いのですね。
劇的に効率が上がりますのでぜひ実践してみてください。
② 議事録に書くために決まったことを会議の場で確認しておく
会議で話を聞いているだけだと、議論のなかで何が決まったのか判断できない場合があります。
会議が終わって議事録を作成しているときに、決まったことなのか、ただの意見だったのかを見分けるのは難しいのですね。
そこで、会議の場で「決まったこと」を確認するようにします。
｢間違ってたらいけないので、念のため確認させてもらってもいいですか」
みたいなかんじで確認してみてください。
③ 議事録はできれば会議の当日、遅くても翌日には回覧する
議事録は、できれば会議のあった当日中、遅くても翌日中には回覧するようにします。
数日たってしまうと、参加者の記憶もあいまいになってしまい確認が機能しないこともでてきます。
また、参加者の熱も冷めて関心が薄れることで、そもそも議事録を確認してもらえないということもあります。
そのため、会議が終わったらなるべく早い段階で「こういうことでしたよね」と議事録を回覧するのがよいのですね。
決定内容だけだとラク
決まったことだけを書けばいい場合は議事録作成もラクですので、会議の当日中に回覧するのはそれほど難しくないと思います。
議論の内容も書く場合はたいへん
決定までの経緯など議論の内容も書く場合は、議論内容を要約したり構造化したりする必要も出てきますので時間もかかります。
また、後で書こうとすると自分の記憶もあいまいになっていきますので、記憶がまだあるうちに着手するのがよいのですね。
④ 議事録作成のルールを変える、ルールを作る
議事録は前例にならって見よう見まねで作っていることが多く、議事録に関心の高い人もそんなにいないです。
なので、特に意味がなく作り続けている議事録もあれば、作成のルールもあるようでなかったりします。
そこで、議事録作成のルールを変える、ルールがないなら作ってしまうということも選択肢に入れてみてください。
あなたに議事録作成を任せた上司や先輩に聞いてみて「別にいいよ」となればラッキーです。
議事録が作りやすくなるようなルールにしてみましょう。
下記におすすめのルールをいくつか紹介します。
議論の内容は不要、決定内容のみを書く
社内会議において、本当に関係のある人（＝決定内容を受けて手足を動かす人）との認識合わせであれば、決定内容のみで十分です。
｢この会議は議論内容は書かない」と決められれば、議事録作成もかなり効率がよくなります。
共有や報告の会議は議事録は不要
基本的には資料が用意されていると思いますので、それを見れば済むことです。
わざわざ資料の内容を要約して議事録に書く必要はないでしょう。
作らなくてもいい議事録はなくしてしまえるのがいちばんです。
質疑応答の内容まで書かない
共有や報告の会議では質疑応答の内容を書いた議事録も多かったりします。
｢どんな質問が出て、どういう回答だったか」なんてものは、あれば見てしまうだけで、なければないで問題ないものです。
逆に重要な質疑応答の内容なのであれば、報告者が資料を修正して配布しなおすべきなのですね。
なんとなく書く人が多いから書いてしまいがちなだけだと思いますので、「書かない」と決めてしまえばいいのです。
議事録はメール本文のみでファイル作成しない
ほとんどの会社では議事録のフォーマットがあると思いますが、とくにファイリングや記録のルールがないのであれば、メール本文のテキストのみで議事録の役割は十分に果たせると思います。
フォーマットに沿って記入項目をすべて埋めていくという手間もはぶけます。
添付ファイルを開いて議事録を確認してもらうより、メール本文で見られるほうが確認してもらいやすかったりもします。
ホワイトボードの写真を議事録の代わりにする
会議でホワイトボードを使用しているのが前提ですが、議論した内容や結論が書かれていればそれを写真にとって議事録の代わりにしてしまうと効率的です。
発言録は絶対に作らない
発言録とは
B課長：適正なラインだと思っています
みたいなやつです。
これは、あれば見てしまうだけで、これが何かの役に立つことはないです。
過剰品質の最たるものなのですね。
逆に発言録を作らなければいけないような会議なのであれば、よほど信用できない人たち同士で会議をやっているということだと思いますので、そんな会議自体をなくしたほうがいいのですね。
ようは『やらないことを決める』ということです
何のために使う議事録なのかをよく考えたうえで、必要なことだけをやるルールにします。
言いかえれば「これはやりません」とやらないことを決めることでもあります。
この観点でルールを考えてみてください。
⑤ 議事録が書きにくい会議はダサい会議
これはコツとは言えないかもですが、議事録が書きやすい会議と書きにくい会議があります。
- 議事録が書きやすい会議
・論点が定まっていて脱線が少ない
・決まったことを確認している - 議事録が書きにくい会議
・論点が定まっていなく脱線が多い
・決まったことを確認していない
こんなかんじです。
とくに議論の内容を書くときは、要約力や構成力も必要にはなりますが、そもそもの議論がとっ散らかってる場合はまとめようがなかったりしますので、議事録作成にとても時間がかかったりします。
｢議事録が書きにくい＝ダサい会議」と思っておくとよいのですね。
まとめ：攻めの議事録作成
- 何のための議事録か、何に使う議事録かを会議の前に確認する
- 議事録に書くために決まったことを会議の場で確認しておく
- 議事録はできれば会議の当日、遅くても翌日には回覧する
- 議事録作成のルールを変える、ルールを作る
- 議事録が書きにくい会議はダサい会議
上記のとおりです。
議事録作成は見よう見まねが多く、誰かが書いたものに影響を受けがちです。
なので
- あいまいな部分を確認する
- 決まっていない部分の取り決めをしておく
こちらからこのように動くだけで、議事録作成の効率を格段に上げることができます。
議事録作成はスピードと品質が大切です。
一生懸命時間をかけて作るようなものでもないのですね。
品質の基準を先に決めることでスピードも上げることができます。
会社の風習もありますし、なかには話の通じない上司もいるかと思います。
そんなときは、自分が主催する会議など自由がきく範囲で試してみるのはどうでしょうか。
ではでは
お疲れさまでした。
話のつうじないほうの上司だったわー
