説明が苦手でも『説明する順番』を決めておけば大丈夫です！

今日はこんな疑問に答えていきます。

「結局何が言いたいの？」と言ってくる上司も、説明のしかたを丁寧に教えてくれたりはしませんよね。

説明が苦手だと感じている人は『情報を伝える順番』を意識するとよいかもです。

｢何を」を「どの順番で話すか」を事前に整理しておくだけで、格段に説明しやすくなります。

上手な説明をするには事前の準備も大切ですからね。

ということで、今回はそんな『情報を伝える順番』について解説していきたいと思います。

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『情報を伝える順番』とは何か

『情報を伝える順番』は、次の３つのステップで考えます。

 

① 相手の理解度に合わせる

いきなり伝える内容を考える前に、まずは相手の立場になって理解度を考えます。

 

相手が事前情報を持っているか

事前情報とは、『経緯・概要』といったことになります。

何かを説明しようとしたときに、経緯と概要について相手が事前にどのくらい知っているかを考えるようにします。

経緯や概要の事前情報をまったく持っていない人にいきなり本題から入ってしまうと

「え、何の話？」

「なんでそんな話になった？」

みたいになって、伝えたいことが伝わらないこともあります。

事前情報をどの程度持っているのかを考えて、経緯と概要から説明したほうがいいか、本題から入っても大丈夫かを考えてみるとよいのですね。

相手が前提知識を持っているか

前提知識とは『専門用語・横文字・社内用語・難しい言い回し』などになります。

自分が知っていることを相手も知っているとは限りません。

なので

こういったことを意識して説明するようにします。

相手もわかっているだろうと思って説明してしまうと

「言っている意味がわからない」

「こういう意味でいいんだよね？」

みたいになって、理解してもらえなかったり、間違った受け取り方をされることも出てきます。

おたがい同じ領域の仕事をしていて共通言語になっていればよいですが、そうでなければ、相手に応じて伝わる言葉や表現を用いるようにしたほうがよいのですね。

② 何を伝えたいのか結論を明確にする

最終的に何を伝えたいのか、自分のなかで説明の結論を明確にしておきます。

結論を明確にしておかないと、相手に説明の意図が伝わりません。

説明の意図が伝わらないと、相手から「結局何が言いたいの？」と言われてしまうのですね。

ここでいう『説明の結論』とは、『誰に何をしてほしいのか』ということになります。

つまりは、あなたの『説明する目的』のことなのですね。

『説明する目的』にもいくつかあります。

大きくはこの４つかなと思います。

知っておいてほしい

説明することそのものが目的になることもあります。

これは相手から報告や説明を求められた場合になります。

なので、相手のオーダーに応えられれば、それで目的達成となるのですね。

気をつけたいのは、あくまで相手からオーダーがあった場合に限るということです。

自分から「説明することが目的」で説明するということは、まずないからです。

自分から説明するということは、必ず「説明すること」以外の目的があるはずなので、よく考えてみましょう。

承認してほしい

相手に説明することで、何かしら決めてもらうことが目的の場合です。

自分の仕事を進めるうえで、誰かの承認をもらう必要も出てきます。

たとえば

こんなかんじのことです。

承認をもらえれば目的達成で次に進むことができますし、承認してもらえなかったらやり直しということになるのですね。

意見を聞かせてほしい

意見出しが目的の場合です。

意見を聞くことが目的ですが、気をつけたいポイントが３つあります。

 

誰の意見を聞きたいか
誰の意見でもいいということはないと思うのですね。

なので「この人の意見が必要」というのを明確にしておくとよいです。

どのような意見を聞きたいのか
意見が出ればいいということでもないと思うのですね。

なので「懸念点」や「想定されること」など、「こういった意見を聞きたい」というのを明確にしておくとよいです。

どれくらいの量を聞きたいのか
決まった人の意見が聞ければいいのかというとそうではないこともあるのですね。

たとえば、「上司はそう思っていても、まわりはそう思っていない」ということもあったりします。

ときには「特定の人」よりも「どれくらいの人」がどう思っているのかということを重視したほうがいいこともあるので、この観点でも考えてみるとよいと思います。

なんとなく意見を聞くのではなく、『何のために誰のどんな意見を聞きたいのか』を明確にしておくことをおすすめするのですね。

できるようになってほしい

承認や意見出し以外で、相手へ何らかの依頼をしたい場合です。

承認や意見出し以外だと、相手に『何かをできるようになってほしい』ことが目的になることが多いです。

たとえば

という依頼も

このように考えるとよいです。

説明の目的が

とでは、相手への伝わり方が大きく違ってきます。

ぜひ「～できるようになってほしい」という観点で考えてみてほしいのですね。

「～する」ではなく「～してもらいたい」で考える

｢提案する」などの「～する」という表現は、説明の目的としては不十分です。

｢～する」ことを説明の目的にしてしまうと、「それをすることで、どうしたいのか？」という本来の目的が抜け落ちてしまうのですね。

なので

と考えることをおすすめします。

 

自分が何を伝えたいのか『説明する目的』を明確にして、結論をきちんと用意しておくことで、次項の「結論までの道筋を立てる」ことができるようになります。

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③ 結論までの筋道を立てる

結論を明確にしたら、結論までの筋道を立てて、説明する順番を整えていきます。

ここで気をつけたいことは次の２つになります。

｢自分の考えた順番」が「相手が聞きたい順番」とは限らない

自分は経緯から丁寧に説明したいと思っていても、相手からすると「まずは結論から教えてほしい」と思っていることもあります。

なので、「自分の考えた順番」で話すよりも、「相手が聞きたい順番」にあわせて「説明する順番」を考えたほうがよいのですね。

『説明する順番』は型にはめて考えるだけ
説明する順番は、オリジナルで考えずに、型にはめて考えてみるのがよいと思います。

使う型は『PREP法』のみでOKです。

５W１H、起承転結、序破急とかいろいろあるかもですが、『PREP法』だけ覚えておけば応用が利くので大丈夫です。

上記のとおりです。

自分の考えたことを『PREP法』に当てはめて整理することで、相手の聞きたい順番に変換されていきます。

そうすることで、結論までの筋道が立った説明ができるようになるのですね。

全部の情報を説明することがいいとは限らない

自分の考えたことや自分の持ちうる情報の全てを説明することがいいとは限りません。

なぜなら、情報量が多いと相手の聞く姿勢が低くなってしまうからです。

自分にとっては必要だと思う情報でも、相手にとっては「そこまでの情報はいらない（聞いてもわからない）」ということもあるのですね。

情報は取捨選択をする
結論に至るうえで、必ずしも相手に説明する必要がない情報もあります。

なので

こともおすすめするのですね。

とはいえ、｢聞かれたらどうしよう」と不安に思うこともあると思います。

そんなときは

こんなかんじでOKです。

あれもこれもと詰め込んだ情報過多の説明をするよりは、ちょっと端的過ぎたかもくらいで「聞かれたら答える」スタンスのほうが、伝わりやすかったりするのですね。

まとめ：説明する順番を意識することで説明下手も克服できる

上記のとおりです。

自分から何かを説明するときには、準備にある程度の時間がとれると思いますので、ぜひ『情報を伝える順番』を整理してみてください。

とくに相手の理解度に合わせるというのはとても大切です。

自分が伝えたいことを一方的に説明しても、なかなかわかってもらえなかったり、相手を混乱させてしまうこともあるのですね。

いっぺんにいろんなことを説明されて理解が追いつかず頭がパンクしそうになった経験はありませんか？

もしあったらそういうことなのですね。

説明が苦手だと思う方は、ぜひ『情報を伝える順番』を意識してみてください。

ではでは

お疲れさまでした。