説明が苦手な人におすすめしたい『伝えたいことの整理のしかた４ステップ』

今日はこんな疑問に答えていきます。

説明が苦手な人は、『説明する』ということの大前提を理解すると、説明下手も改善しやすくなります。

『説明する』ことの大前提とは次の２つです。

言葉で書くと「そんなの当たり前じゃん」って思うかもですが、これがあんがい整理できていなかったりするのですね。

ということで、本記事では『伝えたいことの整理のしかた』について解説していきます。

自分が伝えたいことを明確にする

説明がうまくいかないときによくあるのが「伝えたいことが決まっていない」です。

もちろん、説明する側としては「決まっている」はずなのですが、自分のなかでは整理できているつもりでも、いざ説明してみると整理できていないということはけっこうあるのですね。

自分がこの説明で何を伝えたいのか『説明のゴール』を端的に表せなければ、そもそも何を伝えたいのかが明確になっていないということになります。

そこで、自分が何を伝えたいのかをきちんと整理してみることをおすすめします。

伝えたいことの整理のしかた

『伝えたいこと整理のしかた』は次の４ステップになります。

１．伝えたいと思うことをとにかく書き出す

まずは、伝えたいと思うことを全て書き出していきます。

思いついたことや頭の中に浮かんでいることなど、どんどん書き出してください。

とにかく書き出すこと

この段階ではとにかく書き出してください。

書くか書かないかで考えなくても大丈夫です。思いついたものはとりあえず書いてしまいましょう。

書くことで頭のなかの思考が可視化されていきます。

そして、可視化された思考がきっかけになって、新たな思考が想起されます。

思考と思考が線でつながって、だんだんと頭のなかが整理されていきます。

頭のなかだけで考えずに、ぜひ『書き出す』ことをしてみてください。

書き出し方は自分に合った方法を選ぶ
書き出し方はいろいろあります。

一概にこれが絶対にいいというものはないのですね。

人それぞれの好みや相性もあると思いますので、自分に合ったやり方を見つけてください。

２．これは絶対に伝えたいということを決める

伝えたいことを書き出したら、次はその書き出した中から「これは絶対に伝えたい」ということを選んでいきます。

思いついたことすべてが相手にとって必要な情報とは限らないですし、全部伝えようとしたらボリュームがありすぎて聞き手も途中で飽きてしまうかもしれません。

なので、取捨選択することも大切なのですね。

取捨選択のコツ
取捨選択のしかたは、まずはシンプルに次の２つでよいと思います。

① 絶対に伝えたいこと（本題）は必ず明確にする

前述した『説明のゴール』ですね。

これは絶対に明確にしておきましょう。

コツは『誰に何をしてもらいたいのか』で考えることです。

伝えたいことを伝えたら終わりということではないはずなのですね。

伝えた結果、誰にどういう行動をとってもらいたいのかまで考えておくとよいです。

② 事実と解釈は区別して、事実の情報を優先する

事実は客観的な情報なので人によって変わることはありませんが、解釈は主観的な情報なので人によって変わります。

かんたんな例だと、定価10,000円は誰にとっても10,000円ですが、10,000円が高いかどうかは人によるということですね。

自分の解釈ばかりを伝えても、相手に理解してもらいづらいのはなんとなくわかってもらえたと思います。

なので、事実と解釈は区別して『事実の情報を優先したうえで自分の意見をそえる』ようにするのがよいです。

３．伝えたいことを文章化する

伝えたいことが決まったら、伝えたいことが伝わる説明になるように文章化していきます。

書き出した段階だと、キーワードのみや箇条書きだったりと、説明にはなっていない状態だと思いますので、説明の文章っぽくしていくということですね。

文章にするためには、書き出した内容をより整理しなくてはなりません。

口頭だとなんとなく伝わることでも、文章として書いてみると意味が通じないことも出てきます。

意味が通じるように意識して文章化していくことで、自分の伝えたかったことがどんどん整理されて具体化していくのですね。

あと、文章化といっても説明ですので、長文は避けて、なるべく簡潔に書くのがよいです。

４．伝えたいことの説明する順番を決める

伝えたいことが文章化されて説明内容ができあがったら、最後に『説明する順番』を決めます。

自分の伝えたい順番と相手の聞きたい順番は違うものです。

自分としては丁寧に説明したいと思って話していたとしても、相手は「なかなか話が見えてこない」、「この話はいつまで続くんだ？」と思っているかもしれません。

なので、ビジネスシーンでは、『結論』から先に話すのがよいとされています。

つまり、結論から話したほうが、相手も理解しやすく、合理的ということですね。

結論だけ話せばいいってことではありませんので、結論の次は、その結論に至った理由を説明します。

これは『PREP法』というフレームワークです。

このPREP法に当てはめて考えていくのがよいのですね。

詳しくはこちらの記事で解説しています。

関連記事説明が苦手でも『説明する順番』を決めておけば大丈夫です！

まとめ：まずは伝えたいことを整理してみましょう

説明が上手くなるコツは、まず『自分の伝えたいことを明確にする』ことからはじめてみましょう。

そして、伝えたいことを整理するための４ステップをお伝えしてきました。

４つのステップを踏んだら、説明するための原稿ができあがっているはずです。

見ながら説明してもOKですし、説明資料として相手に見てもらってもOKです。

説明が苦手だと感じてる人はぜひ試してみてください。

伝えたいことがまとまらない、なかなか相手に伝わらないということから脱出できるはずです。

さて、『説明する』ことの大前提は２つありました。

長くなりましたので、もう１つの『相手が知りたいことを明確にする』は次回にしたいと思います。

ではでは
お疲れさまでした。