決まらない会議を決まる会議にするちょっとした３つのコツ【準備編】

この記事はこのような方に向けて書いています。

意見はたくさん出るけど、結局何も決まらない会議。
誰もまとめない、誰も決めようとしない会議。
そもそも何のための会議なのかよくわからない会議。

などなど
あなたの会社のなかにもそんな会議があると思います。

決まる会議にするための方法についてぜひ一緒に考えてみませんか？

｢誰が何のために開いている会議なのか」をハッキリさせる

会議の主催者と目的を決める

｢誰が何のために開いている会議なのか？」
これをハッキリさせるだけで、会議はかなり変わります。

どういうことかと言うと

この２点について、参加者の認識を合わせることをします。

例えば

こんなかんじでハッキリさせておくだけです。

決まらない会議（ダメな会議）は、まずここがあやふやです。

など、するとよいでしょう。

ポイントは

を決めておくことです。

会の目的を達成するために
何をする必要があって
それにどれくらい時間が必要か
を設計します。

このように具体的にすることで
会議の全体像が見え、
｢必要なことに必要な時間を使う」ということを、参加者のなかで意識できるようになります。
言い換えると、
｢不要なことにダラダラと時間を使ってしまう」ことの予防にもなります。

また、担当も決めておくことで

ことができます。

よくあるダメなアジェンダの例

アジェンダはあるものの
ダメな会議でよく見るのは

部の活動報告の内容について

とかです。

などがあやふやなままで議論をはじめてしまうので

というようなことになりがちです。

アジェンダを作ることでのその他のメリット

アジェンダを事前につくることで
｢そもそも時間内で終わらせられる内容かどうか」
ということを判断できるようになります。

たとえば
アジェンダを実際に作ってみると

このようなことがわかってくると思いますので