- とにかく偉い人はルールを守らないくて困る
- 発言ルールとか決めても守られた試しがない
- 決めて守ってくれれば苦労しない
この記事は、このようなことを思ったことのある方に向けて書いています。
会議中のルールを決めたりしますか？
- 発言は挙手で
- アジェンダの時間を守る
など
会議の進行を円滑にするために、発言のしかたや、時間の使い方についてルールを決めることもあると思います。
ですけど
正直なところ
守られたことなくないですか？
なぜルールを決めても参加者は守ってくれないのでしょうか。
結論から言いますと
守らせる人がいないから
だと思うのです。
その理由について
一緒に考えてみませんか？
【実例】いろいろ決めているけど、守られたことのないルール
私のいる会社での実例（一部修正）を紹介します。
ファシリテーションという単語が社内ではやり始めたときに作られたもので、執行役員や部長などの幹部が参加する会議でも使われていたものです。
ルールの実例
会議のルール
すべきこと（○）
- 会議は全員で協力して前に進めること。
- 積極的に意見を出し、アクションを起こすこと。
- 意見の対立（コンフリクト）は歓迎すること。
- 否定の意見は歓迎。代案もセットで言うこと。
- 意見は会議の場でしっかり伝えること。
- 声が大きい人が正にはしないこと。
- 自分の役割を意識すること。
- 資料は事前に目を通しておくこと。
すべきではないこと（×）
- 他人事のような評論家的発言はしないこと。
- 予定以外のアジェンダを持ち出さないこと。
- 1人で長くしゃべらないこと。
- 個人攻撃はしないこと。
- 携帯、PCは見ない。会議に集中すること。
※該当する行動をとった人にはイエローカードを出します。2枚目が出たら退場。
これが会議資料のなかの１ページに記載されています。
会議の冒頭に読み上げていたこともありましたが、そのうち読まれもしなくなりました。
このようなルールを決めて
実際のところどのように機能していたかというと…
ルールが実際のところどのように機能していたか
会議のルール
すべきこと（○）
- 会議は全員で協力して前に進めること。
→特定の人がひたすら自己主張をする場となる。 - 積極的に意見を出し、アクションを起こすこと。
→積極的に主張はするけど、そういう人はアクションを起こさない。 - 意見の対立（コンフリクト）は歓迎すること。
→まったく歓迎されない。ただの水掛け論になる。 - 否定の意見は歓迎。代案もセットで言うこと。
→否定だけで代案はない。ただの水掛け論になる。 - 意見は会議の場でしっかり伝えること。
→声の大きい人の主張が強いから、後から文句ばかり出る。 - 声が大きい人が正にはしないこと。
→正になる。声の大きい人は人の意見を聞かない。 - 自分の役割を意識すること。
→そもそも誰も会議に参加している意味を自覚していない。意見だけは言う、呼ばれたから来ている、という人は幹部でも多い。 - 資料は事前に目を通しておくこと。
→直前に資料が配布されるか、配布されないまま始まるので、そもそも物理的に不可能。そもそもの資料の事前配布が守られていない。
すべきではないこと（×）
- 他人事のような評論家的発言はしないこと。
→意見を言うだけで自分では何もしないので、ある種全員が評論家である。 - 予定以外のアジェンダを持ち出さないこと。
→論点を外したまま永遠としゃべっているのは似たようなものである。 - 1人で長くしゃべらないこと。
→複数人で長くしゃべっている。 - 個人攻撃はしないこと。
→｢何を言ったか」より、「誰が言ったか」で見られるので、そういう意味では常に個人攻撃される。 - 携帯、PCは見ない。会議に集中すること。
→特定の人達だけでずっとしゃべっているので、飽きてきた人は内職をし始める。
※該当する行動をとった人にはイエローカードを出します。2枚目が出たら退場。
→出た試しがない。
これがリアルなところです。
あなたの会社の会議はどうでしょうか？似たようなことが起きていたりしませんか。
ルールで書かれていることは、裏を返せば、会議で起こりがちなことです。
それをを抑止するために、ルールとして明文化したわけですが、これがまったく機能しないわけなのです。
テン
いわゆる形骸化というやつですね
ルールを書くだけで守ってもらえるなら苦労しない【守ってもらうにはどうしたらいい？】
ルールを決めて明文化するだけで、全員が自ずとルールを守ってくれるなら、どんなにラクなことでしょうか。
ルールを守ってもらえるようにするためには極論として２つかなと思います。
- 守らない場合はペナルティを与える
- しつこく言い続ける
守らない場合はペナルティを与える
ルールを守らないことで、自分に不利益がある場合は、たいていルールは守られると思います。
- 勤怠をきちんとつけないと、評定でマイナスされる（罰を受ける）
- 申告しないと、手当てが支給されない（損をする）
自分のことで考えてみてもそうではないでしょうか？
罰を受けるのが嫌な場合や、損をするのが嫌な場合は、自ずとルールに従うことになります。
今回の例で言うと
一応ルール違反には
- イエローカード１枚
- イエローカード２枚目で退場
というペナルティはありましたが
執行されたことはありませんでした。
もし
きちんとペナルティが執行されて、会議から退場させられる人が出ていたら、ルールは守られるようになっていたかもしれません。
ペナルティを与える場合に最も重要なのは、きちんと執行することです。
｢本当にやる」ということを見せしめないと機能しません。
ネガティブな方法なので、できればこの方法をとるのは避けたいところですが。
しつこく言い続ける
とにかくその都度その都度でしつこく言い続ける。
当たり前かもしれないですけど、この当たり前が実に難しいものです。
誰でも何回何回も同じことは言いたくないですよね。
しかも注意となれば、ただでさえ言いづらいですし。
１回目は勇気を出して言えても、１回注意したことをまたやられたら、２回目、３回目とだんだん言いづらくなってきませんか？
なので、たいがいは「１回言って終わり」、頑張って「２回言ってみたものの…」となりがちではないでしょうか。
言葉にすると簡単なのですが
実際にやろうとすると
勇気やら根気やら精神力やらと
ものすごくパワーが必要になります。
テン
そこまで頑張る理由もないので「途中でやる気をなくす」というのもけっこうあるかと
誰がルールを守らせるのか？
- 守らない場合はペナルティを与える
- しつこく言い続ける
どちらにしても
それを誰がやるのか
が重要になります。
できれば一番偉い人にやってほしい
一人一人が気をつけてルールを守るようにするなどと言った｢皆で守る｣というのは現実的にありえません。
｢ルールを守らせる人｣が会議の中には必要です。
では
誰がルールを守らせるのか
できれば
一番偉い人にやってほしい！
ほんとそう思います。
目下の人間が、目上の人間に対してルールを守らせようとするのは、ものすごく難しいです。
議論に口をはさもうものなら
｢何オマエ」感がすごい…。
会議のなかで一番の上役の人が、ルールを守らせる側になってくれれば、こんなにラクなことはないです。
しかし現実は…
その一番偉い人がめっちゃルール守ってないっ
そんなことありませんか？
テン
誰もルールをおぼえちゃいないわけですよ
ルールに言わせるってホント？【現実は何を言ったかより、誰が言ったか】
ルールを決めておくことで
｢私が言ったんじゃありません」
｢ルールが言ったことです｣
みたいな
ルールに言わせる
という考え方もあります。
ようするに
個人的な意見ではなく
あくまでルールに書いてあることを言っただけですよ
という理屈です。
なるほど
と思って
実践してみると…
ものすごい「何コイツ」みたいな目で見られましたっ
理屈は１ミリも通じません
｢誰が言ったかではなく、何を言ったかが重要｣
なんて言葉も聞きますが
やっぱり「誰が言ったか」になってしまうのが現実ではないでしょうか。
目上の人は目下の人間から言われるのが好きではないのですよ。
やっぱり自分でやるしかない（泣）
結局のところ
やっぱり自分でやるしかないのかな
と。
ファシリテーションはテクニックより勇気だったりしますから。
勇気を出して
｢あの、ちょっといいですか」
と言ってみる
そして
｢何オマエ」みたいな目で見られる（泣）
これを繰り返すしかないのかなと思うわけです。
もちろん、会社、部署、参加者などによって違うと思いますが。
あなたの心が折れないことを祈ります。
まとめ：ルールを守ってもらうためにできること
まとめ
- ルールは決めただけでは機能しない
- ルールを機能させるには、ルールを守らせる人が必要
- ルールを守らせる人は、一番偉い人がやってくれるとありがたい
- 目下の人間が目上の人間に対してルールの順守を促すのは非常に難しい
ということで
ルールを守ってもらうには
ルールを守ってもらうためにできること
- 一番偉い人に事前に念を押してお願いしておく
これがいいかと思います。
偉い人の力をぜひ借りましょう。
とはいえ、その偉い人もそんなことはすっかり忘れて議論に熱中しちゃってることもしばしばありますが。
そんなときは
潔くあきらめましょう！
テン
ムリなものはムリ。ということで
自分の心を大切にしましょう。
ではでは