【要領よく仕事したい】だったら『仕事の手順書』を作るのが効果的！

 

今日はこんな疑問に答えていくぜ。

 

会社ってのは、業務のやり方は教えてくれるけど『仕事の進め方』ってのは教えてくれなかったりする。

そこらへんは「自分でがんばれ」ってかんじの会社がほとんどじゃねえかな。

あんたのとこはどうだ？

いるか？ 仕事の進め方を教えてくれる上司？

いなくねえか？

上司なんてお手本にもならねえくせに、ダメ出ししかしてこねえもんな。

つうことで、教えてもらうことがないから、要領なんて悪くて当たり前だ。

生産性を上げろって言うなら、会社でちゃんと仕事の進め方も教えろよってな。

とはいえ、要領が悪いままだと損するのは自分自身でしかない。

今回は、仕事の要領をよくして今よりベターなサラリーマンライフにしてこうぜって話だ。

仕事の要領をよくするには『手順書』を作ること

仕事つってもいろいろあるよな。

こんなかんじで、一日の中でこなしている仕事も多種多様だと思う。

仕事の要領をよくしていくには、どんな仕事でも『手順書』を作るといい。

仕事の手順書を作るには、とにかくやるべきことを紙に書き出すことだ（別にパソコンでもいいけどな）。

この『書き出す』ってのがいいわけだ。

その理由を次で説明するぜ。

『手順書』を作るためにやるべきことを書き出す

頭の中で考えているだけどだとこうなる。

 

こんなイメージだな。

あれやんなきゃ。
これやんなきゃ。

プレゼン資料を作らなきゃ。
その前に報告書を提出しないと。
あ、デザインの製作依頼をするんだった。
やばい…会議のセッティングをするように言われてたんだった…

 

プレゼン資料って最初に何やればいいんだっけ？
あれ、報告書の提出はいつまでだっけ？
デザイン制作の依頼なんてしたことないんだけど…
会議っていつだっけ？ 会議室とれるかな？ 誰が参加するんだっけ？

 

こんなかんじで、頭の中だけで考えているとごちゃごちゃしてくる。
だからこうなるわけだ（再掲するぜ）。

気持ちが落ち着ちつかず、なんか常にソワソワしてしまうかんじだ。

仕事のパフォーマンス的にも精神的にもあんまりいい状態ではないよな。

つうことで、頭の中で考えていることを、まずは全部書き出しちゃおうってわけだ。

次は具体的な進め方を説明していくぜ。

仕事の手順書の作り方 ５ステップ

仕事の手順書は次の５ステップで進めていく。

それじゃあ順番に説明していくぜ。

① タスクを書き出す

｢あれやらなきゃ」と思ったことをまずは書き出す。とにかく書き出すんだ。

この書き出した『やるべきこと』を『タスク』と呼ぶことにするぜ。

書かないと忘れる

人間っつうのはすぐ忘れちまうもんだ。

帰りの電車の中で「あれやらなきゃ」と思ったことでも、家に着いたら忘れてるだろ？ そういうこと。

忘れちまう前に、手帳に書いておく、スマホに記録しておく、何かしらメモするようにしておくといいぜ。

書けば忘れてもOK

一ついいことを教えておくぜ。

メモっつうのは覚えるために書くんじゃない。忘れるために書くんだよ。

書いてしまえば、頭の中に留めておく必要がなくなるから、安心して忘れることができるんだ。

書き出すことで落ち着く

頭の中だけで考えていると、ソワソワした状態が続く。

つまり不安やストレスが消えないわけだ。

そうなるのって嫌だろ？

だから書き出すことで頭の中を可視化していく。

可視化していくことで頭の中が整理されていく。

頭の中が整理されることで、ソワソワも消えて安心感が生まれてくるはずだ。

② タスクの手順を書き出す

次はタスクの手順を書き出していく。

例を見てもらった方が早いかな。

こんなかんじで、なるべく細かく手順を書き出していく。

別に例の内容が正しい手順ってわけじゃないぜ。あくまで例えばの話だ。

自分なりに書き出せばOK

正しい手順はあるかもしれないが、まずは自分が思いついた限りのことを書き出していけばOKだ。違ったら変えればいいだけだからな。

あまり難しく考えずに、タスクの完了までの道筋を自分なりに立ててみてほしい。

書いているうちにタスクの全体像も見えてくるってもんだ。

確認してもらうステップを入れるのがコツ

タスクによっては上司だったり誰かに確認してもらう必要も出てくるはずだ。

『確認の依頼をする』『フィードバックをもらう』、この手順が抜けているやつがけっこう多い。

相手にだって都合があるわけだし、確認してもらうための時間も必要だからな。

忘れずに手順に組み込んでほしいぜ。

 

全てのタスクで手順を書き出していく。こんなかんじだな。

③ 各手順の担当者を決める

タスクの手順を書き出したら、次は担当者を決める。

仕事ってのは自分一人で進められないこともある。

中には誰かにお願いしないといけないことも出てくるよな。

だから『誰がやるべきなのか』をハッキリさせていくわけだ。

タスクによっては、自分は依頼するだけで、ほとんどは誰かにやってもらうというものもあったりする。

各手順の担当者を明確にすることで、そういったこともわかるようになるわけだ。

まあ、例だとこんなかんじだ。自分がやることを太字にしてみた。

④ 手順に仮の締め切りを入れる

いよいよ大詰めだ。最後は『仮の締め切り』を入れていく。

タスクには『期限』が決まっているはずだから、手順の締め切りは期限から『逆算』して設定していくといい。

締め切りは『仮』でOK

タスクの期限は決まっていても、手順の締め切りは誰も決めてくれない。だから自分で決めるしかない。

決めないと「なるはや」ってことになってちまうけど、これが一番やっちゃいけないことだ。仮でいいから必ず決めようぜ。

まずは自分なりの「こんなもんかな」という設定で大丈夫だ。

１回設定してみて、「ちょっと無理そうだな」「これだと相手が大変だな」「ここはもう少し短くてもよさそうだな」と調整していけばいい。

締め切りは守ることも大切だけど調整することも大切

前述の『調整する』ってのはけっこう大切だから覚えておいてほしい。

締め切りは守れるにこしたことはないが、仕事にイレギュラーはつきものだ。全てが予定通りにいくとは限らない。

予定通りにいかなかったときの『調整力』も腕の見せ所だぜ？

 

ここは例だとあんまり意味ないけど、こんなかんじだ。

⑤ 手順を順番通りに実行していく

タスクに手順と締め切りが入って、いわゆる『スケジュール』が出来上がったことになる。

あとは、手順を順番通りに実行していくだけだ。

最初の手順に注目するといい。

ここまでのステップを踏んできたことで

こいつらがわかるようになっているはずだ。
頭の中だけで考えていたときとは大違いだな。

全体感が把握できいて、今何をすべきかもわかっていて、次に何をすべきかもわかっている。
控えめに言っても最高だろ？

ガントチャートを作るのもよし

複数のタスクを同時進行していくとなると、それはそれで把握も難しくなってくる。

そういうときは『ガントチャート』を作るといいぜ。

こんなかんじだ。

縦にタスクと手順、横に締め切りで、スケジュールを可視化したものを『ガントチャート』と言う。

これだと、複数タスクの把握もしやすく、うっかり忘れてたとかもなくなる。

ぜひ活用してみてほしいぜ。

あと、ついでにダメな例な。

お分かりいただけただろうか。

タスクの手順を考えられないとこうなる。

これ意味ねえから。

でも意外とやってるやつは多かったりする。

まとめ：仕事の手順書を作ることで要領はよくなる

ここまできたら、もはや言葉はいらねえ。

――と言いたいところだが、まとめるぜ。

以上だ。

会社でこんなこと教えてくれるか？ くれないよな。

これだけやれば『仕事の要領はよくなる』はずだ。

上司や先輩の要領が悪くても、手順書を一緒に作ってやれば、被害を受けずに済むと思うぜ。

ここまで読んでくれて感謝だ。
何かしら伝わるものがあったらうれしいぜ。
あんたのサラリーマンライフに幸あれだ。