｢振り返りが下手な上司に教えてあげたい」意見の聞き方で"３つ”だけ意識してほしいこと

2019年9月26日 2021年2月1日

上司は意見の聞き方がへたくそだ
人の意見を聞く前に、まず自分の意見を言えばいいのにと思う
上司は何のために意見を聞いているのかわからない
人に意見を言わしておきながら「だったら先に言えや」と思うことを後から言ってくる

この記事は、このようなモヤモヤを感じたことのある方に向けて書いています。

イベントやプロジェクトなどが終わると
振り返りのミーティングを行ったりすると思いますが

｢何かあれば」

このような聞き方をしてくる上司はいませんか？

あと

｢何か気になる点ある？」

とか

｢何かあります？」

とか

いやいやいや

まずは、アンタがどう思ってるのか先に言いなさいよ

と
いつも思ってしまいます。

上司が自分の考えを先に言わずに、部下に先に意見を言わせてくる

というのは
意見の聞き方としてはヘタクソだなと思うのです。

振り返りでの意見の聞き方は

意見を聞く目的を明確にする（なぜ意見を聞くのか）
自分の意見を先に言う（自分はどう思うのか）
どういう意見がほしいのか具体的に聞く（何が聞きたいのか）

このようにするのがベターだと思います。

その理由について一緒に考えてみませんか？

テン

｢何かあれば」しか言えねーのか
って思いますよね。ね？

2019.10.31

振り返りはしているものの、なんかうまくいかない振り返りにKPTを使っても、意見出しで終わっていて行動につながっていない上司はKPTで振り返りを行ったことに満足してしまっている KPTで意見をたくさん出しても、結局どうしていいかわからず行動につながっていないこの記事は、このようなモヤモヤを感じて...

① 意見を聞く目的を明確にする

何のために振り返りで自分以外の人から意見を聞くのか

これは意識しておいたほうがいいと思います。

それは「意見を聞く」ことを目的としないためです。

目的と手段がいつの間にか入れ替わっている
｢手段の目的化」は往々にして起こります。

よくよく思い返してみると
｢振り返りを行う｣ことが目的になってしまっていたり
｢意見を聞く」ことが目的になってしまってると感じることはありませんか？

あらためて
｢振り返り」と「意見を聞く」ことの目的を考えてみます。

｢振り返り」の目的

なぜ振り返りを行うのか？
ざっくり言いますと
行ったことの良し悪しを判断して、次回以降に活かすこと
です。

ＰＤＣＡで言うところの
Ｃ（チェック：評価）
Ａ（アクション：改善）
にあたる部分になります。

｢振り返り」が目的になってしまっている場合は
評価の意見出しで終わっていて
改善の行動に移っていない、誰も何もしていない
ということがよく起きていると思います。

｢意見を聞く」目的

なぜ自分以外の人の意見を聞くのか？
これもざっくり言いますと
三人寄れば文殊の知恵
です。

三人寄れば文殊の知恵：凡人でも三人集まって相談すれば、なんとかいい知恵が浮かぶものだ、ということ。

異なる役割、異なる価値観による、異なる視点で物事を見てもらうことにより

一人では気付けなかったことに気付けるようになります。
これは誰もが経験したことがあるのではないでしょうか？

｢意見を聞く」ことが目的になっている場合は
｢意見を聞いた」という事実作りがほとんどだと思います。
極論ですけど。

上司は｢意見聞いたよね？」と後から言いたいのか
部下の意見を聞くいい上司と思われたいためのパフォーマンスなのか
真意のほどはわかりませんが――

意見を述べた側からすると、なんか意見を言った意味がない

なんだか釈然としないなこれ
なんか後から来たなこれ
なんか思い返したらムカムカしてきたなこれ

そう感じるときは、だいたいそれです。

テン

｢何かあれば」って聞いてくる上司は
ぶっちゃけ
部下からの意見を必要としてないんじゃないですかね。ね？

② 自分の意見を先に言う

なぜ上司には自分の意見を先に言ってほしいのか
理由は２つです。

１）振り返りの「軸」を設ける
２）バイアスを外す

どういうことか考えていきます。

１）振り返りの「軸」を設ける

振り返りには主管となる人がいるはずです。
たいていは、上司だったり、担当したリーダーが主管だと思います。
(主管がはっきりしていない振り返りは残念ながらその時点でオワタです）

主管（しゅかん）…中心になって管理すること。また、その役の人。
ここでの主管とは、「誰が、何のために、振り返りを行うのか」の「誰が」に当たる人のことを言います。

主管が

振り返りを必要としている人
自分以外の意見を聞きたい人

となるはずです。

なので
その主管の人が
自分で受け持った案件についての評価をまず先にするべき
だと思うのです。

例えば
ある研修を例とした場合

講習パートを、基礎編と実践編で分けたのは
メリハリがついてよかったと思う
でも
基礎編が冗長すぎた感じがする
もう少し内容を絞ったほうがよいと思った
あと
資料が投影のみだと研修生が確認しづらいようだったから
やはり資料は印刷したものも配ったほうがいいと思った

とか
良かった点と改善が必要だと思った点を述べる

そうすると

何が良くて、何が良くなかったのかの「軸」ができるわけです。

講習パートを基礎編と応用編に分けたのは「○」
ただし、基礎編が長すぎると感じたのは「△」
資料を印刷して配らなかったのは「×」

こんなかんじです。

この「軸」をもとにすれば意見を聞かれた側も
何について、どんな意見を言えばいいのか
わかりやすくなると思います。

例えば

私も、講習を基礎と実践で分けたのはよかったと思います

私も、基礎編が長いと思いました。前半部分はほとんどの人が知っていることですし、カットしてもよいのではないでしょうか。

資料は確かに配布したほうがいいかもしれないですが、50ページの資料を20人分、毎回印刷して用意するのはちょっと大変なのですが…

とか、こんなかんじです。

これが

｢何かあれば」

だったら、どう思います？

部下：分厚い資料を人数分印刷するのは大変だからペーパーレスにしたのはよかったと思います

上司：資料はやっぱり配布しないとダメだよ。研修生が確認しづらそうだった

部下：はあ…

っていうか

は？

だわ。

だったら先に言えや

って思いますよね。ね？

――ということで

上司が先に自分の意見を述べる

そのほうがよいと思うのです。

２）バイアスを外す

主管の人は、たいてい上司や先輩など
目上の人であることが多いと思います。

ちなみにバイアスとは

バイアス…偏り、先入観、偏見の意味合いで使われることも多い。

ここでの「バイアス」とは

上司に進言するのは抵抗がある
上司に否定的な意見を言うのは抵抗がある
上司がどう思っているのかわからないからヘタなことは言えない

このような
｢上司には意見を言いにくい」という心理がはたらく、というニュアンスで使っています。

｢１）振り返りの「軸」を設ける」と似ているのですが
上司が、自分の意見をまず先に言うことで
それを聞いていたメンバーは、上司がどう思っているのかがわかります。

そうすることで
意見を聞かれた側も
何について、どんな意見を言えばいいのか
わかりやすくなると思います。

先ほどの例でいうと

自分も講習を基礎と実践に分けたのはよかったと思ってたから、上司と同じ意見だ
→これは言っておこうかな

資料のペーパーレス化がよかったと思ってたんだけど、上司は違うんだな
→これは言わないほうがいいかな、あえて言ったほうがいいかな

自分は基礎と実践を分けていないほうがよかったと思ったけど、上司がそうならまあいっか
→言わないでおこうかな

とか、こんなかんじです。

これが

｢何かあれば」

だったら、どう思います？

まず、意見を言いづらい雰囲気だったりしますよね

そして、勇気をもって

部下：資料のペーパーレス化はよかったと思います

って言ったら

上司：研修生が確認しづらそうだったから、次からは印刷しないとダメだと思ったよ
印刷とか大変かもしれないけど、印刷して配布するようにしよう

・
・
・

は？

だったら先に言えっつーの！
オメェの意思が決まってるなら先に言えっつーの！
じゃあなんで聞いたんだっつーの！

と、このように

聞かれた側からすれば
聞かれたから答えたのに
これだと
じゃあ、なんで聞いた？
って思います。

まったくもって不毛なわけです。

あなたにもそんな経験はありませんか？

――ということで

上司が先に自分の意見を述べる

そのほうがよいと思うのです。

③ どういう意見がほしいのか具体的に聞く

１つ目が、意見を聞く側の心構え
２つ目が、意見を聞くにあたっての環境作り
でした。
そして最後の３つ目が
意見の聞き方
となります。

上司が自分の意見を先に述べたとしても
その後の意見の聞き方が

｢何かあれば」

だと
逆効果になる可能性があります。

どいうことかと言いますと

このときの「何かあれば」は
受け取り方によっては

｢オレの意見に何か異論ある？」

ともとれます。

そのため、場合によっては
バイアスをさらに強くかけることになり
よけいに意見が言いづらい雰囲気になったり
｢いいと思います」みたいな
当たり障りのない意見しか出てこなくなります。

それで意見を聞いたつもりになっていたり
皆が自分の意見に賛同していると思っている上司がいたら
その上司はたぶん思考停止しちゃってますね。

そもそも何のために自分以外の人の意見を聞くのか、思い出してみてください。

｢三人寄れば文殊の知恵」です。

最も言ってほしい（教えてほしい）のは

懸念点の指摘
新たな気付き

こういった意見だと思うのです。

ということで
｢意見の聞き方」もとても重要になります。

聞き方はとして
どういう意見がほしいのかを具体的に聞くようにするとよいと思います。

例えば

｢○」だと思っていたことについての聞き方
講習を基礎と実践に分けたのはメリハリがきいてよかったと思ったんだけど
＃分けないほうがよかったと思った人いる？
＃分けたことでのデメリットみたいなことはあった？
｢△」だと思っていたことについての聞き方
＃基礎編は冗長に感じたけど、○○さんはどう思った？
＃基礎編をもう少し短くするとして、削ってもいいと思った内容ってある？
｢×」だと思っていたことについての聞き方
＃資料は印刷したほうがいいと思ったけど、やるとしたらどう？大変？
＃正直ペーパーレスと迷っているんだけど、他に印刷したほうがいいと思った人いる？