「もっと効率化できるでしょ？」を数字で止める｜現場を知らない上司に刺さる“工数の見える化”術【テンプレ付】
「もっと工夫して」「気合でなんとかして」
──今日もまた、その一言で片づけられました。
私も以前は、こういう言葉を聞くたびに胸の奥がザワついていました。腹が立つというより、「説明しても無駄だ」と感じる、あの消耗です。
正直に言うと、昔の私はここで失敗しています。
「わかりました、なんとかします」と飲み込んで、見えないところで帳尻を合わせて、帰りの電車でぐったりして。なのに次の週には「もっと効率化できるでしょ？」と、また同じ話に戻る。あのときは、悔しいより虚しさのほうが勝っていました。
でも、あとから気づいたんです。
現場を知らない上司って、「効率化」を魔法だと思っていることがあるんですよね。工夫すれば時間が湧いてくる、と本気で信じている。
魔法使いじゃない私たちは、感情ではなく 現実（数字） を置くしかありません。
この記事では、私が実際にやった「見えない業務」を数字に変えて、机上の空論と精神論を静かに止めるやり方をまとめます。
数字は、会社のための武器じゃありません。あなたが壊れないための盾です。
ではまず、「なぜ感情で伝えるほど、逆に伝わらないのか」から見ていきましょう。
数字で“現実”を見せると、精神論はかなり黙ります。
ただ、相手が「無茶ぶり・丸投げ」までセットで投げてくるタイプだと、数字だけでは守りきれない場面もあります。
そういうときのために、心と時間を削られない「防衛線」を先に持っておくと安心です。
→ 実務を知らない上司の無茶ぶりから心と時間を守る生存戦略
「現場は大変なんです」が響かない理由｜上司の通貨は“工数・納期・リスク”
ここ、めちゃくちゃしんどいポイントです。
こっちは必死で回しているのに、上司には「大変そうだね」で終わる。あるいは「それはみんな大変だから」で流される。
私も何度か、このパターンで心が削れました。
“理解してほしい”って言ってるわけじゃないんですよね。ただ、このままだと回らないって事実を共有したいだけなのに、言葉がすり抜けていく感じ。
なぜか。
上司の頭の中が、だいたい 「コスト」と「納期」 でできているからです。
「大変」という感情語は、上司の脳内では“ノイズ”として処理されがちです。悪気というより、処理の仕方が違う。
私が一度、疲れ果てて「今、結構きついです」と言ったことがあります。
その瞬間に返ってきたのが、
「うん、でもさ。もっと効率化できるでしょ？」
でした。
あのときの感覚、今も覚えています。
「話が噛み合ってない」というより、言語が違う。
あの沈黙が、後でいちばん効きました。「ここで感情を出しても、通じないんだな」って。
そこで私がやっと気づいたのが、疲れの原因は“人”というより、伝え方の構造にあったことです。
必要なのは、正しさの主張でも説得でもなく——
翻訳機（感情 → 数字への変換） でした。
上司の世界で“通貨”になっているのは、だいたいこの4つです。
- 何時間か（工数）
- 何件か（処理量）
- いつまでか（納期）
- どのくらい危ないか（リスク）
ここを数字で置くと、上司は初めて「検討対象」として扱えます。
逆に言うと、感情のまま投げると、上司側の脳内では“雑談”と同じ棚に置かれてしまう。
……書いていて、当時の自分に言ってやりたくなります。
「頑張って伝えようとするほど、空回りするから、先に数字を作れ」と。
次のパートでは、この“翻訳”を実際にどう作るか。
私が使っていた 「見えない業務を分解して工数にする型」 を、具体例つきで紹介します。
この経験が、同じように噛み合わなくて疲れている方のヒントになればうれしいです。
- 「大変です」は、上司の脳内だと“情報”ではなく“感想”になりやすい。
→ 上司が見ているのは共感よりも、基本的に「コスト」と「納期」です。 - 感情で伝えるほど噛み合わず、こちらだけが消耗する。
→ 「理解してほしい」の気持ちが強いほど、返ってくるのは“精神論”になりがちでした。 - 必要なのは説得ではなく、翻訳機（感情→数字）。
→ 「きつい」を 工数／処理量／納期／リスク の4つに変換すると、上司の検討対象になります。 - 数字は会社の武器ではなく、自分が壊れないための盾。
→ 交渉材料というより、「回らない事実」を静かに共有するための防衛線になります。
見えない業務を“数字”にする｜工数分解レポート（WBS×タイムログ）の作り方
ここからが本題です。
先に白状すると、私は昔ここで派手に失敗しました。
「調整とか調査とか、言えばわかってくれるだろう」と思って、数字を出さないまま抱え続けたんです。結果、上司の頭の中では“存在しない仕事”のまま扱われて、締め切りだけが近づいていきました。
あのとき学んだのは、疲れの原因は根性不足じゃなくて、見えない業務が“見えないまま”になっている構造だということ。
だから私は、感情を押し込める代わりに、仕組みとして可視化する方に舵を切りました。
上司が見えていない業務って、あります。たとえば——
- 調整（関係者に確認・根回し・合意形成）
- 調査（仕様確認・データ確認・過去事例の掘り起こし）
- トラブル対応（原因究明・暫定対応・再発防止）
- 説明（上司に説明するための説明資料づくり）
…こういうやつです。
私はこれを、心の中で「名もなき家事」って呼んでました。料理そのものじゃなくて、買い出し・下ごしらえ・片付けが地味に重い、あの感じ。ここが重いのに、成果物だけ見られるのがいちばん消耗します。
① 30分〜2時間で分解する｜WBSで“作業”に落とす
難しく聞こえますが、要は 「作業を細かくバラす」 だけです。
WBS（Work Breakdown Structure）という考え方があって、プロジェクトを作業単位に分解して、進捗管理や見積もりの精度を上げるときに使われます。ここでは専門用語として覚える必要はなくて、「ひとまず分けて書ける形にする」が目的です。
私がよく使う分解の粒度は、30分〜2時間で区切れる単位。
大きすぎると実態が見えないし、小さすぎると書くのが苦行になります。続けるために、ちょうどいい“雑さ”にしておくのがコツでした。
② 調整・調査・トラブルを名付ける｜“見えない仕事”をタスク化する
上司が見ているのは、どうしても「アウトプット」だけになりがちです。
だから途中の作業に、ちゃんと名前をつけます。名前がつくと、仕事が“存在する”ようになるんですよね。
たとえば、こんなふうに分解して名付けます。
- 「仕様確認」
→ 関係部署へ確認メール／返答整理／判断点抽出 - 「トラブル調査」
→ ログ確認／再現手順作成／原因仮説／関係者ヒアリング - 「調整」
→ 合意形成ミーティング／議事録／差し戻し対応
これ、地味なんですけど効きます。
私は以前「調整してました」で片付けてしまい、上司に“空白の時間”扱いされたことがありました。だから今は、「調整＝何をしたか」をタスク名で残すようにしています。
③ まずは1週間だけ｜タイムログで実績工数を取る
大げさな工数管理システムは不要です。
まずは 1週間だけ、ざっくりでいいので記録します。
- タスク名
- 作業開始〜終了
- 実績時間
- メモ（何が起きたか）
「でも、そんなの記録する時間ないです」
…わかります。私も最初そう思って、結局やらずに詰みました。
だからコツはこの3つです。
- 5分単位でOK
- 完璧にしない
- まず1週間だけ
完璧にやろうとすると挫折します。
雑でもいいから、まず “数字のタネ” を作る。私はここでやっと、上司と同じ土俵に立てました。
④ 上司に刺さる見せ方｜「割合」と「先週比（差分）」で構造化する
上司に刺さるのは、合計時間そのものよりも——
- 何がどれだけ占めているか（割合）
- 先週と比べてどう変わったか（差分）
この2つです。
たとえば、
- 週40時間のうち、調整が14時間（35%）
- トラブル対応が先週比 ＋6時間
こういう“構造”が見える数字にすると、反応が変わります。
「大変そうだね」から、「え、それってそんなに時間がかかっているの？」に変わる。ここまで来ると、やっと優先順位の話ができます。
テンプレ：5分で書ける「業務棚卸しシート」（Excel例）
このシートは、いわゆる“立派な工数管理表”ではありません。
目的は、上司に刺さる形で「見えない業務」を見える言語（数字）に変換することです。
最初から完璧に埋めなくて大丈夫。まずは1週間分だけ、雑でもいいので“数字のタネ”を作ってみてください。
この「たった数行」が、あとであなたを守る盾になります。
| 日付 | タスクカテゴリ | タスク名 | 実績工数（h） | 件数 | 発生要因/メモ |
|---|---|---|---|---|---|
| 12/15 | 調整 | 関係部署A確認→返答整理→追加質問 | 1.5 | 3 | 仕様の解釈違いが発生 |
| 12/15 | トラブル | 問い合わせ対応→再現→暫定対応 | 2.0 | 1 | 影響範囲調査に時間 |
| 12/15 | 調査 | 過去事例検索→資料確認→要点整理 | 1.0 | - | 類似案件が散在 |
| 12/15 | 定常 | 定例MTG→議事録→ToDo整理 | 1.0 | 1 | 参加者多く調整多 |
※カテゴリは「調整/調査/トラブル/定常/開発/その他」くらいで十分です。
- 「見えない業務」は、放置すると“存在しない仕事”として扱われてしまう。
→ 私は数字を出さないまま抱えて、締め切りだけが迫る失敗をしました。 - 最初にやるのは、30分〜2時間単位で“分解して名付ける”こと。
→ 名付けるだけで、作業が「検討対象」として見える化されます。 - 工数ログは完璧じゃなくていい。まず1週間だけ“数字のタネ”を作る。
→ 5分単位・雑でOK。続けられる形が勝ちです。 - 見せ方は「合計」より「割合」と「差分」。
→ 構造が見えると、上司の反応が「共感」から「判断」に変わります。
工数分解やファクト報告って、やり方を理解しても 「文章の型」「表の型」 が手元にないと、最初の一歩が重いんですよね。 私も最初は、通勤中にプロジェクト管理・報連相・交渉あたりの本をざっと読んで、使えそうなテンプレだけ抜き取るやり方がいちばんラクでした。
もし「型を増やしたい」「テンプレの引き出しが欲しい」と感じたら、Kindle Unlimitedで関連本をまとめて“試し読み”してみるのもありです。
【コピペOK】「気合で何とか」を終わらせる｜稼働率×リスクのファクト報告テンプレ
この「報告」は、“会話の型”を持っておくと強いです。
私も昔、報告でやらかしました。
上司から「もっと工夫して」「気合でなんとかして」と言われるたびに、頭の中で反論を組み立てて、でも結局飲み込んで、勝手に抱えて勝手に限界を迎える……みたいなことを繰り返していました。
あとから振り返ると、私が間違えていたのは「できません」と言えなかったことじゃなくて、伝え方がずれていたことでした。
大事なのは、
- 「できません」ではなく
- 「このまま行くと、こういうリスクが高いです」
に置き換えること。
相手が求めているのは「気合」ではなく、最終的には 責任の所在（誰が判断したか） なんですよね。
そして、リスクを明確にすると、上司は急に現実を見ることがあります。少なくとも、“精神論の雑談”から“判断の議題”に変わります。
テンプレ：稼働率＋リスク＋選択肢（A/B/C）のファクト報告
現在、部員3名の稼働率が 120% を超過しています（直近1週間の実績ベース）。
この状態で追加タスクを入れる場合、
①既存タスクの納期遅延、または ②品質低下（手戻り増）のいずれかが発生するリスクが高いです。
追加する場合は、以下のいずれかの判断が必要です。
- A：既存タスクの優先度を下げる（どれを延期するかご指示ください）
- B：納期を延ばす（〇日延長が必要です）
- C：体制を増やす（〇人日分の追加が必要です）
ポイントは、「上司に判断を戻す」 ことです。
“勝手に抱えない”。抱えた瞬間に、それが標準になります。私はこれで一度、静かに詰みました。
テンプレ：優先順位を上司に返す“トレードオフ交渉”
追加対応は可能ですが、今週の稼働上限（〇h）を超えるため、
A案件（納期：〇/〇）とB案件（納期：〇/〇）のどちらかを後ろ倒しする必要があります。
どちらを優先すべきか、ご判断いただけますでしょうか。
このテンプレが効くのは、上司の「追加しても何とかなるでしょ？」を、“優先順位の現実”に引き戻せるからです。
私も以前は、ここで「わかりました」と受けてしまって、結局AもBも守れず、後から自分だけが詰められました。あれは、能力不足というより 判断の所在が曖昧なまま走ったのが原因だったと思います。
だから私は、「できます／できません」ではなく、“どっちを捨てますか”を先に出すようにしました。
判断を戻すのは冷たさじゃなくて、むしろ事故を未然に止めるための手順です。
テンプレ：「効率化しろ」への返し｜対象＋削減見込みで刺す
効率化の余地は探します。
ただ、現状の「調整・トラブル対応」の比率が高く（全体の〇%）、
ここを下げない限り、純粋な作業時間は大きく増えません。
まず、発生源（問い合わせの型／仕様の揺れ／関係者の確認フロー）を整理し、
〇〇を止める（または統一する）ことで、週〇時間の削減が見込めます。
「効率化しろ」への答えは、
効率化の“対象” と 効果見込み（何時間） までセットにして返す。
ここまで出すと、精神論が入り込む余地がなくなります。
根拠：残業が増えるほど生産性は落ちる（長時間労働の逓減）
「長時間働けば働くほど成果が増える」という前提は、けっこう危険です。
スタンフォードのJohn Pencavelによる分析では、労働時間と産出の関係は非線形で、一定の閾値を超えると産出は逓減し、長時間労働では“追加時間の効果が薄い（場合によっては無駄になる）”ことが示唆されています。
私の体感でも同じでした。
残業が続いた週ほど、ミスが増えて再発防止に時間が取られ、結局トータルで遅れる。あの「頑張ったのに取り返し作業が増える感じ」は、思い出すだけでしんどいです。
だから、稼働率や残業見込みは単なる弱音じゃなくて、品質リスクの予告として出していい。
自分を守るために、淡々と“事実の形”にして返す——それが、私が遠回りして学んだやり方です。
- 「できません」ではなく、「このままだと起きるリスク」を提示する。
→ 精神論の土俵に乗らず、判断すべき“議題”として上司の頭を現実に戻せます。 - 稼働率＋リスク（納期遅延／品質低下）をセットで出す。
→ 弱音ではなく「品質事故の予告」として伝わりやすくなります。 - 選択肢（A延期／B納期延長／C増員）まで出して、判断を上司に戻す。
→ “勝手に抱える”をやめると、責任の所在が曖昧にならず、自分を守れます。 - 「効率化しろ」には、対象と効果見込み（何時間）までセットで返す。
→ 抽象論を封じて、改善の話を「どこをどう変えるか」に着地させられます。
数字を出しても「やる気」と言われたら｜消耗しないための3つの逃げ方
ここまでやって、なお言われます。
「結局、やる気の問題じゃない？」
……これ、言われた瞬間にわかるんですよね。
あ、これはもうマネジメントの話じゃない。
信仰の世界だ。って。
私も一度、ちゃんと数字を出して、稼働率もリスクも揃えて、「これ以上は遅延か品質のどちらかが落ちます」と伝えたことがあります。
それでも返ってきたのが、「気合でなんとかならない？」でした。
その夜、家に帰ってから、変に笑ってしまいました。
悔しいというより、「ここで頑張っても報われない疲れ方をする」と腹落ちした感じです。
数字を見ても動かない人は、そもそも 数字で動く土俵に立っていません。
ここで戦うほど、あなたのHPが削られていきます。
だから私は、「勝つ」より先に、壊れないための手順を決めました。
① 反論しないで“記録”する｜言った言わないを防ぐ
このタイプの上司に正面から反論しても、消耗戦になりがちです。
私も昔、つい反射的に説明を重ねて、最後に残るのは「疲れ」だけでした。
だから私は、淡々と残す方向に切り替えました。
- こちらが出した数字
- 上司の発言
- 結果（遅延・品質・残業）
これは“戦うため”ではなく、自分を守るためです。
「言った／言わない」を防ぐ意味もありますし、なにより、自分の中で “現実を握る” ための記録になります。
② 「通じない場所」に居続けるコストを思い出す
数字が通じない上司の下で働く一番の怖さは、じわじわ進むところです。
- 努力が評価に変換されない
- 無理が常態化する
- そして、あなたが壊れる
私はこれを、「大事故が起きる前の、静かな予兆」だと思っています。
もし今、「ここに居続けるの、地味に危ないかも」と感じたなら、
一度こちらの記事も読んでみてください。
③ 逃げ道を用意する｜数字をそのまま職務経歴書に変える
私は、数字を作れるようになってから、逆に「転職」って言葉が怖くなくなりました。
なぜなら、数字は社内だけじゃなく、社外でも“言語”になるからです。
たとえば、こういう話はそのまま実績になります。
- どれだけの業務を回していたか
- どんな改善をして、どれだけ削減したか
- どんなリスクを潰していたか
これ、職務経歴書に書けます。面接でも話せます。
「ここじゃなくても、生きていける」と思えた瞬間、上司の精神論が急に小さく見えました。
上司を論破したいわけじゃありません。
ただ、自分の心と時間を守るための“出口”を持つだけで、世界の見え方が変わることがある。
私のこの遠回りが、同じ状況で消耗している方の小さなヒントになればうれしいです。
- 数字を出しても「やる気」で返す人は、そもそも数字の土俵にいない。
→ そこで戦うほど消耗するので、「説得」より先に自分のHPを守る判断が必要になります。 - 反論よりも、淡々と“記録”が効く。
→ 出した数字／上司の発言／結果（遅延・品質・残業）を残すのは、戦うためではなく自己防衛です。 - 「話が通じない場所に居続けるリスク」を定期的に思い出す。
→ 努力が評価に変換されず、無理が常態化し、気づいたときに自分が壊れているのが一番怖いです。 - 逃げ道（外の選択肢）を持つと、精神論は急に小さくなる。
→ 数字で語れる実績は社外でも通用し、「ここじゃなくても生きていける」が心の支えになります。
数字を出しても、相手が「信仰モード」だと、こちらが消耗するだけです。
だから私は、戦う前に“逃げ道”を先に作りました。
リクナビNEXTに登録だけして、求人やスカウトを眺めておくと、「最悪ここじゃなくても大丈夫」が手に入ります。
その安心感があるだけで、上司の一言に振り回されにくくなります。
まとめ｜数字は会社の武器じゃない。“あなたを守る盾”になる
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。
最後にもう一度、私がこの話でいちばん伝えたかったことを整理します。
私は過去に、「頑張ってるのに伝わらない」状態を、気合で押し切ろうとして失敗しました。結果、残ったのは成果じゃなくて、“抱えグセ”と消耗でした。
だから今は、上司を言い負かすためじゃなく、自分が壊れないために数字を使っています。
この記事でお伝えしたかったのは、シンプルにこの4つです。
私自身、「数字で話す」ようになってから気持ちが変わりました。
上司を黙らせるため、ではありません。自分の時間と心を守るためです。
そして、もしこの場所が根本的に合わないなら。
その数字を持って、次の場所を探せばいい。数字で語れる経験は、社外でもちゃんと通用します。
今日できる最小の一歩は、
まず1週間だけ、ざっくりタイムログを取る。
それだけで十分です。
あなたの仕事は、魔法じゃない。
でも、数字に変えた瞬間に「現実として」扱われ始めます。
その盾を、あなたの手に戻しましょう。
この経験が、同じように消耗している方の小さなヒントになればうれしいです。
ここまでの数字や実績は、社内の説得材料だけでなく、職務経歴書のネタにもなります。
リクナビNEXTなら、まず登録して、職務経歴書を少しずつ形にしていくこともできます。
「いつでも動ける状態」を作るだけで、明日からのストレスが軽くなります。
「数字で示しても、結局こっちが抱える流れになる…」と感じたなら要注意です。
精神論だけでなく、無理な納期や丸投げが続く職場では、あなたの稼働もメンタルも削られていきます。
次は“戦わずに消耗を減らす”ための具体策を、まとめて整理しておきましょう。
