- KPTをやっても意見が出過ぎて（出なさ過ぎて）困る
- KPTで意見出しをしても、出た意見をどうまとめていいかで困る
- KPTで意見をまとめても、どう決めていいかで困る
- KPTが意見出しで終わってしまう
- KPTで意見をたくさん出しても、結局どうしていいかわからず行動につながっていない
この記事はこのようなモヤモヤを感じている方に向けて書いています。
KPTの基本的な進め方をこちらの記事↓で紹介しました。
KPTを実際にやってみると
挙がってくる意見の整理に困ることはありませんか？
- 意見が出過ぎて困る（出なさ過ぎて困る）
- 出た意見が重要なものなのかどうか判断に困る
- 出た意見から何をどう決めていいか困る
などなど。
意見はあくまで意見でしかないので
- たくさん出れば出るほどいいとは限らない
- 出た意見のすべてが重要とは限らない
- 出た意見をすべて実行するとは限らない
――わけです。
そのため
KPTでは
『意見の整理のしかた』として
- 意見の出し方
- 意見のまとめ方
- 意見の決め方
この３つを押さえておくことで成果につなげやすくなります。
――ということで
本記事ではKPTでの『意見の整理のしかた』について解説します。
議論において共通するノウハウにもなりますので
ぜひ最後までお付き合いください
意見の出し方
まったく意見が出ないよりは出たほうがいいと思いますが
かといって、たくさん出ればいいというわけでもありません。
意見出しをすると
それが事実なのか、推測なのか、その人の主観なのか、ただの感想なのか
自分の担当業務目線なのか、案件全体での目線なのか
参加者がそれぞれの立場や目線でいろいろな意見を言います。
意見出し＝ブレスト（ブレインストーミング）と思われがちですが
ニュアンス的には
｢ブレスト＝アイディア出し」であって
｢アイディア出し＝意見出し」とは限りません。
また、ブレスト（アイディア出し）は意見の質より量を重視しますが
KPT（意見出し）は、量より質が大事だと思います。
なぜなら、ことKPTによる振り返りは
行ったことの良し悪しを評価して、次回以降に活かすことが目的になります。
そのため、ブレストのように創造的なアイディアは必要としません。
むしろ、事実に基づいた意見のほうが望ましかったりします。
次回以降に活かせないような意見をたくさん出しても非効率ですし
意見が多すぎてもまとめるがたいへんだったりしますので
『意見の出し方』を工夫するのも１つの手かと思います。
具体的には下記のとおりです。
おすすめの意見の出し方 ①：テーマを絞る
意見の出し方に特にテーマ（ルール）を決めない場合は
- 事実、事実以外（推測・感想）
- 個人目線、チーム目線
これらの要素が特に整理されることなく
参加者それぞれの立場や観点からいろいろな意見が出てくる（または出てこない）と思います。
なので、下図のように、ある程度テーマを絞って意見出しを行うことで
- 必要な意見が集まりやすくしたり
- 不要な意見を出にくくしたり
- テーマを決めることで意見を言いやすくしたり
――と
意見出しの効率を上げることができ
意見をまとめるときにもラクになります。
- チーム目線か、個人目線か
- 事実なのか、事実以外か（推測・感想）
個人目線…個人の担当業務についてのこと
このようなかんじで分けています。
意見出しを行う際に、A・B・C・Dのどこをテーマにするかを決めることで、ある程度意見の方向性を絞ることができます。
ややドライではありますが、個人的には事実以外の意見は必要ないかなと思います。
とはいえ、事実かそうでないかの判断も難しかったりしますし
個人目線とチーム目線を明確に区別できなかったりもします。
なので、ここの区別はなんとなくでよいと思います。
厳密にやりすぎると、今度は区別することが目的になってしまうので要注意です。
やみくもに意見を出し合うよりは
｢なるべく事実ベースで、チーム目線での意見をお願いします」
――と言っておくだけで
参加者も意識した発言内容になりますし
意見が出にくい場合は、テーマを絞ることが発言のしやすさにつながります。
意見が出過ぎて（出なさ過ぎて）困る場合や
意見出しを効率的に行いたい場合などに
ぜひ使ってみてください。
ちょっと具体例でも見てみようと思います。
下記は私のいる会社での、とある小売り事業の販売促進キャンペーンのKPTです。
出た意見の内容を
- チーム目線か、個人目線か
- 事実なのか、事実以外か（推測・感想）
で分けてみると、次のようになります。
いろいろな意見もこのように整理してみると
性質の違いが見えてきます。
｢事実ベースでお願いします」と言っても、推測や感想の意見も混ざって出てきます。
だからといって
｢それ、感想だからダメです」
と、言わなくても大丈夫です。
出た意見は一旦そのままにしておいてOKです。
次工程の『意見をまとめる』際に整理していきます。
＊ ＊ ＊
この方法のデメリットとしては
効率をとるため
- ちょっとおもろしろみに欠ける
- 副産物的な効果に気付きにくい
- イノベーション的な気付きが出ない
などでしょうか。
まあ、ブレストとは違うので別にKPTでは求めなくてもいいかなと思います。
目的・参加者・所要時間などによって使い分けてください。
おすすめの意見の出し方 ②：たたき台を作っておく
とりあえずの試案ということで「たたき台」を作っておいて、その「たたき台」を基に意見出しを行い、過不足を補っていく進め方です。
たたき台は、あなたが一人でKPTをやってみた内容で大丈夫です。
あくまで意見出しの『基』ですので、一人で考えすぎないようするのがよいです。
たたき台があると、参加者に対して『想起』が促進されますので
- 意見が出やすくなる
- たたき台の内容がベースになるので、個人の感想などの意見が減る
- 意見出しの効率が上がる
このような効果が期待でき、ゼロから意見出しを行うよりも効率を上げることができます。
おすすめの意見の出し方 ③：事前に意見出しをしておいてもらう
KPTを行う予定の会議やミーティングの前に、フォーマットに入力してもらったり、メールで返信してもらったりなど、事前に意見を集める方法もあります。
・意見を事前に出してもらう
↓
・集計して、整理する
↓
・たたき台を作っておく
このような状態で、会議がスタートできます。
そうすることで
- 意見出しの時間が必要ない
- 意見がすでに整理されているので、必要最小限の議論で済む
- 結論を出しやすくなる
このような効果が期待できます。
意見を集計して整理する必要がありますので
会議までの日数に余裕があるときや、会議の時間が十分にとれていない（短い）ときなどに用いてみるとよいと思います。
デメリットは
- 集計がたいへん
- 意見を整理するのがたいへん
そんなかんじです。
おすすめしない方法：全員発言する
逆におすすめしないのは、参加者が時計回りで順番に発言するなどの「全員発言する」という方法です。
理由としては下記のとおりです。
- 意見を出すことが目的になりがち
- 全員に発言させることが目的になりがち
- 意見の質より量を重視しがちになる
- ゆえに、しょうもない意見も多くなりがち
KPTはブレストと違い、意見の量よりは質だと考えますので
｢全員が発言する」必要はないかと思います。
私は合理主義なので絶対やりませんけど
意見のまとめ方
KPTでありがちなのは『意見の出しっぱなし』です。
出た意見について
- 事実なのか、推測なのか
- 他の人もそう思っているのか、思っていないのか
- その意見を採用して実行するのか、しないのか
こういったことがあいまいなまま
意見出しばかりを進めていることがあります。
そして、たくさん意見が出たことに満足して終了――
というのがKPTでよくあることです。
出た意見を「Try」にどう落とし込んでいくのかが
KPTが機能するかどうかの重要なポイントとなります。
そのために
『意見のまとめ方』が重要になってきます。
意見のまとめ方の具体的な方法
意見を出しただけの段階では
｢性質」・「認識」・「採用」があいまいな状態です。
-
性質
・事実なのか、事実以外（推測・感想）なのか
・個人目線か、チーム目線か -
認識
・正しい認識なのかどうか
・他の人もそう思っているのか、思っていないのか -
採用
・その意見を採用して実行するのか、しないのか
こんなかんじです。
出た意見のすべてが正しい情報とは限りませんし
出た意見のすべてを実行するとは限りませんので
｢性質」・「認識」・「採用」の３つの軸で意見を整理します。
『性質』による整理のしかた
出た意見を
- 事実なのか、事実以外（推測・感想）なのか
- 個人目線か、チーム目線か
この２つの軸で確認していきます。
前述の意見の出し方でも紹介したように
このようになります↓
基本的には「事実」の内容でKPTを進めるのが望ましいです。
なぜなら、事実ではない意見から「Try」としてやるべきことを決めても、「的外れのアクション」か「決めただけで実行されない」ことになるからです。
｢推測」や「感想」についてのまとめ方は大きく２つです。
- そのままにする
｢意見として出た」ということで終わりにして、何も触れないパターン - 内容を確認する
事実として解釈できるものなのか内容を確認してみる
詳しく解説します。
- そのままにする
取るに足らないような意見であれば、「あえて何も触れない」というのもありです。
なんとなく重要かもと思ったものは「②」、というように使い分けるとよいと思います。
- 内容を確認する
気になったものや重要そうな意見があれば、内容を確認してみます。
例えば下記のようなかんじです。
↓
｢何をしたことで」クレームがなくなったのか
その結果の要因になったと思われる『取り組み』を確認する。
↓
●今までは店舗への連絡が開催１週間前だったが、今回から２週間前にしたことで店舗からの問い合わせやクレームが今回はなかった。
↓
事実ベースに言い換えられたので、『店舗への連絡を２週間前にした』ということが、「Keep」として継続したいことの候補になります。
↓
｢なぜそう思ったのか」根拠を確認します。
実際に「よかった」と言われたのかどうか、問い合わせが減ったからそう思ったのか、など。
↓
●実際に「よかった」と言われたわけではない。問い合わせが減ったかどうかはちょっとよくわからない。情報共有は遅いより早いほうがいいとは思う
↓
事実ベースに言い換えることができなかったので、推測のままです。
とくに根拠はないけど、「遅いよりは早いほうがいい」、「無いより有ったほうがいい」という類の意見はけっこう多かったりします。
このように、内容を確認して『事実ベースで言い換えてもらう』ということをします。
事実ベースで答えられない場合は、「推測・感想」どまりの意見ということ終了です。
図にするとこんなかんじです↓
というストレートな聞き方をすると嫌な顔をされますので、ヒアリングするときの聞き方にはご注意ください
『認識』による整理のしかた
出た意見は、あくまで『その人』の意見です。
なので
- それが正しい情報なのかどうか
- 他の人もそう思っているのか、思っていないのか
これらがまだわからない状態です。
言い換えると
- 必ずしも正とは限らない
- 必ずしも共通認識とは限らない
ということになります。
そこで
『認識合わせ』を行います。
前述の『性質』の整理に基づいて、「事実」の意見に対して、認識合わせをしていくことになります。
先ほどの「Keep」の例と同じように、今度は「Problem」の例になります。
たとえば
・折り込み広告の申し込みのスケジュールがタイトだった
この意見についてだと
｢タイトと言えばタイトだったかもしれないけど、そんなにタイトだった？」
というように
タイトと思っていない人もいるかもしれない
ということです。
つまり、何をもって「タイト」という表現を用いているのか
｢タイト」の基準についての認識合わせをしたほうがいい場合もあります。
もう一つ
・キャンペーン予算を加盟店のオーナーに伝えるタイミングが決まっていない
この意見についてだと
｢伝えるタイミングが決まっていないから何なの？」
というように
｢決まっていないから、何が問題なのか」がわからないと
それが改善すべき問題なのかどうかがわかりません。
｢加盟店オーナーが激怒して対応に困った」などであれば、次はそうならないように改善したほうがいいと思いますし
｢いや、オーナーから何か言われたわけでもないけど、決めておいたがいいかなと思った」などであれば、特に問題としないという考えもあります。
まとめると下記のとおり。
- 基準の認識合わせ
増えた、減った、なくなった、タイトだった、などの抽象的な表現のものについて、具体的な数字等を用いて認識合わせをします。
例：
タイトだった→通常より２日短かった→「それくらいだったら別によくない？」 - 事象の認識合わせ
明確にした、決まっていなかった、などの事象で止まっている表現のものについて、「だから何なのか？」がわかるように認識合わせをします。
例：
決まっていなかった→決まっていなかったことで連絡が漏れていた→「次回以降は連絡のタイミングを決めておこう」
あくまで認識を合わせることが目的なので、多少あいまいな表現でも参加者のなかで共通認識になっていればOKです。
｢いや、これもまだ事象だよね」みたいにやりすぎは注意です。
逆に認識合わせを十分に行っていないと
- たいして良いと思っていないことを継続することになったり
- 実はたいして問題ではないことの改善に取り組もうとしたり
このようなことになります。
『採用』による整理のしかた
出た意見は、あくまでまだ『意見』の段階です。
- ｢Keep」で出た意見＝すべて継続して行うこととは限らない
- ｢Problem」で出た意見＝すべてが改善すべき問題とは限らない
- ｢Try｣で出た新規の提案＝すべて実行するとは限らない
上記のように
｢その意見を採用して実行するのか、しないのか」が、まだわからない状態です。
そのため
出た意見を「採用するか・採用しないか」で整理していきます。
詳しくはこちら：【図解でわかる】振り返りを成果につなげる『KPT』の進め方とコツ
上図の
①Keep → ③-１Try(Keep)
②Problem → ③-２Try(Problem)
この「→」の部分が、出た意見を整理して、採用の判断をするタイミングにあたります。
③-３Try(New)については、④Action に落とし込むときになります。
参考までに、KPTが意見出しで終わってしまうパターンはこんなかんじです↓
意見の整理をせずに、意見を出しっぱなしで進めていくので、「意見を出して終わり」になりがちです。
ちなみに私のいる会社での「Try」の例です↓
実は、いままで紹介してきたKPTの例はダメな進め方での結果になります。
- 意見が出しっぱなしで整理されていなく、推測や感想の意見が混在したまま
- そのため、感想ベースのことがTryになっている
- K→T、P→T が紐づいていない
上記のとおりです。
そして
- KPTの内容が次回に活かされていない
となっています
・
・
・
そこだけはわかってるんか―――――いっ
と、ツッコミたくなる内容ですが
それくらい「KPT」って、やること自体は誰でもできるんですけど
正しい使い方を理解していないと、このダメな例のように「意見を出して終わり」となってしまいます。
＊ ＊ ＊
話を戻します。
事実ベースのものを対象に、採用するかしないかを決めて「Try」に落とし込んでいきます。
採用の判断基準としては
- 自分たちで実行可能なもの
- 実行に確実性があるもの
シンプルにこの２つで考えるのがいいかなと思います。
詳しく見ていきます。
-
自分たちで実行可能なもの
自分たちで実行可能なものが大前提になります。
実行できないことをTryに入れても、実行されずに終わるだけなので意味ないです。
なのですが、意外と実行不可能なものがTryに入ってたりします。例：
｢販促ツールとTVCMのデザインは別々に製作する」
↓
デザインの決定プロセスには、このKPTの参加者は関わっていなくて、最終的には取締役の決裁になるんですね。だからどうこうできるものではないんです。
↓
取締役がOKしてくれるまで絶対あきらめないでお願いし続けるのであれば別ですけど、それを進んでやろうとする人なんていないですよね。
なので、理想や願望をTryに入れても意味がないわけです。自分たちで実行可能なものだけにしておきましょう。
-
実行に確実性があるもの
実行可能で、かつ実行に確実性のあるものを選ぶようにします。
｢やろうと思えばやれなくはないけど」というかんじのものです。例：
｢再来店促進用のクーポン配布を、アプリのクーポン配信に切り替える」
↓
この件に関する決定プロセスには加わっているので、企画を提案できなくもない。
でも、企画書作成、根拠とする調査資料の作成、関係各所との調整、加盟店オーナーの説得、などなどなど・・・と、とにかく実現までの道のりは険しいわけです。
↓
意見を出した人がやるわけでもないですし、進んでやろうとする人もいないでしょう。
そんな大変なことをやると決めたところで、実行されないのがオチです。
なので、「やろうと思えばやれなくはないけど」というものは選ばないほうがよいです。確実に実行できるものだけにしておきましょう。
意見のまとめ方については以上になります。
意見の決め方
意見のまとめ方で『採用』の整理までできたら、あとひといきです。
最後に『誰が、何を、いつまでにやるのか』まで決めてしまいます。
上の図の
③Try → ④Action の「→」にあたる部分になります。
出た意見を決定事項として「Action」に落とし込んでいきます。
｢Try」から、あえてもう一段階先の「Action」に進めることで、担当と期日を明確にして、実行の確実性を上げます。
逆に、ここまでやらないとKPTをやった意味がないです。
誰が何のためにKPT（振り返り）を行っているのかがここで重要になります。
KPTの主管がはっきりしていれば、ここはそんなに困らないかなと思います。
最後にバシッと決めて終わりにしましょう！
詳しくはこちら：｢振り返りが下手な上司に教えてあげたい」意見の聞き方で"３つ”だけ意識してほしいこと
まとめ
- KPTは意見を出し合う分にはかんたん
- だけど正しい理解をしていないと意見出しで終わる
- KPTの重要なポイントは、出た意見の整理のしかた
- 意見の整理のしかたは「出し方・まとめ方・決め方」の３つ
- 意見の出し方は、意見の「性質」を理解しておく
事実か、事実以外が（推測・感想）
チーム目線か、個人目線か - 意見のまとめ方は、「性質・認識・採用」の３つで整理する
- 意見の決め方は、「誰が、何を、いつまでにやるのか」まで決める
- 最終的にActionまで落とし込んで行動につなげること
- とにかく「意見を出しっぱなし」にしない
こんなかんじです。
いかがでしたでしょうか。
意見出しで終わったり、意見を出し合ったことに満足してしまうことは本当に多いです。
なんせ、KPTの振り返りで
｢KPTの内容を次回に引き継いて、同じミスを繰り返さない」
という意見がでるくらいですからね。
（どういうこっちゃねん)
KPTでは『意見を制すものがKPTを制す』です。
意見の整理で困ったときはぜひ参考にしてみてください。
ではでは
お疲れさまでした。
わかってないくせに、またKPTとか言っちゃってるわー
