- 会議のアジェンダって作ればいいんじゃないの？
- 会議のアジェンダってどう使うの？
このような疑問にお答えします。
本記事の内容
- 会議のアジェンダの使い方を解説します
アジェンダの使い方
アジェンダは作って終わりではありません。
使うために作ったのものなので、使うことが大切なのですね。
関連記事：【会議のアジェンダ】作り方・書き方をコツも合わせてお伝えしま
アジェンダの主な使い方は次の４つになります。
- ① 事前に参加者に配信して確認してもらう
- ② 当日は印刷して配布する
- ③ 冒頭で全体の流れを説明する
- ④ 会議中はアジェンダを確認しながら進行する
それでは、順に説明していきたいと思います。
① 事前に参加者に配信して確認してもらう
アジェンダは事前配信が望ましいです。
遅くとも会議の前日中までに配信して、参加者が確認する時間をとれるようにします。
これはなぜかというと
ためになります。
何をする会議なのか知らないまま参加するということは、会議の重要度の認識が合っていない状態からのスタートなりますので
- 参加姿勢に影響
参加してほしかった人が他の用事を優先する、など - 貢献意欲に影響
会議中に内職している、議論に参加しない、など - 事前準備に影響
資料が用意されていない、議論に必要な下調べができていない、など
こういったことが起こる可能性があります。
いきなり会議の質が低くなってしまいますので、作ったアジェンダはぜひ事前に配信することをおすすめするのですね。
② 当日は印刷して配布する
アジェンダは印刷して参加者全員に配布します。
これはなぜかというと
- 事前配信したとしても、全員がきちんと確認してくれたかどうかはわからない
- 確認してくれたとしても、内容をおぼえてるわけではない
からです。
当日配布をしないと事前配信の意味もないくらいです。
あとは
というのも大きな理由です。
これは後述の④で説明したいと思います。
③ 冒頭で説明する
会議の冒頭でアジェンダの内容を説明します。
これはなぜかというと
- 何をする会議なのか（目的とゴール）
- どういう流れで進めるのか（全体感）
この２つの認識合わせを行うためです。
配って終わり、見てもらって終わりで、認識が合えば苦労はしません。
きちんと冒頭で説明をして念を押すことが大切です。
このひと手間を惜しまないことが、会議の質を上げることにつながるのですね。
④ 会議中はアジェンダを確認しながら進行する
アジェンダを印刷して配布しておくことで、全員が手元で確認できる状態にしておきます。
手元で確認できるメリットとして
- 見ながら進行できる（脚本のようなもの）
- 参加者のなかにも進行や時間を気にしてくれる人が出てくる（かも）
- 脱線しにくくなる（かも）
- 脱線したときや紛糾したときに論点を戻す（アジェンダを見てもらう）
このようなことがあります。
自分にとっては進行管理に使えますので手元にあると安心です。
参加者も全員とはいいませんが「そろそろ次の議題にいかないと」「これって意見出しだからいま議論しなくてもよくないですか」みたいに、進行や時間を気にしてくれる人も出てきます。
｢アジェンダがあれば脱線しない」とは言えませんが、脱線しにくくなることは期待できるかと思います。
どちらかというと、脱線やへんに紛糾したときに「アジェンダにも書いてあるとおり」とか言って、論点を戻すときに使います。
以上が主なアジェンダの使い方となります。
せっかく作ったアジェンダなので、ぜひ有効活用していきましょう。
まとめ：アジェンダは参加者に見させるもの
- アジェンダは使うために作るものなので、きちんと使う
- アジェンダは事前配信をする
- アジェンダは印刷して配布もする
- 会議の冒頭でアジェンダを説明する
- 会議中はアジェンダを確認しながら進行する
上記のとおりです。
アジェンダは作られていても、今回お伝えしたように使われていることはあまりなかったりします。
アジェンダを使うということは
ということでもあるのですね。
質の高い会議にするには、参加者の協力が不可欠です。
アジェンダを使うことで参加者を巻き込んでいきましょう。
アジェンダを用意しても見事に台無しにしてくれる上司もなかにはいたりします。
なので、そんな上司がいない会議やミーティングで実践していくのがよいと思うのですね。
ではでは
お疲れさまでした。
見事に台無しにしてくれたわー
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