- 会議の始まる時間が定時の後だ
- 会議の時間通りに集まらない
- 会議のアジェンダが用意されていない
- 会議の終了時間が決まっていない
- 集まる必要がないような会議に参加させられる
などなど
この記事はこのようなモヤモヤを感じたことのある方に向けて書いています。
以前に
上司のせいで自然消滅状態になった
プロジェクトのことを書いてみました。
プロジェクトリーダーは
自分のタスクの遂行もしていなければ
プロジェクトの進捗確認を２ヶ月間もしなかったし
上司は何も言わないし――
そんな
やってもやらなくてもどうでもいいような
たいへんお粗末なプロジェクトが
とある一部上場企業で繰り広げられていた
――というお話だったのですが
今回はその続きで
プロジェクトをきちんと仕切り直すつもりになったのかと思いきや
会議の無駄のフルコースを味あわされた
という内容になります。
どうぞお付き合いください。
会議の無駄その１：定時の後に始まる会議
- プロジェクトオーナー
部長（執行役員） - プロジェクトリーダー
ベテランの先輩A - メンバー①
課長（ベテラン先輩A、Bの直属の上司） - メンバー②
ベテラン先輩B - メンバー③
私
自然消滅したかと思われたプロジェクトですが
ある日、部長から会議の招集メールが届きました。
｢プロジェクトの件ですが、案件ごとに個別に打ち合わせをしているかと思います」
｢現状の進捗も合わせて一度打ち合わせの時間をもらえませんか？」
いやいや、あんたが招集するんかいっ
――と。
そんなの
課長か当のプロジェクトリーダーにやらせればいいものを
あんたがするんかいっ
――と。
まあ、こういうところは
良くも悪くも部長のやさしいところではあります。
ちなみに
個別の打ち合わせなんてものは
いっさいやっていません。
なんせ自然消滅してますから。
部長からこのようなメールをするということは
課長とリーダーからも
部長には報告があがっていなかった
ということなんでしょう。
そういう人に任せているのも
部長のマネジメントではありますが。
――ということで
リーダーが会議の候補日を出してきたのですが
全部定時の後なんですよ。
この人、頭おかしいのかな
って思いましたよね。
メンバー全員が揃う時間がなかなか無かった
というのもありますけど
定時の後をふつーに候補の内に
入れないでほしいですよね。
この人たちはですね
いつもアジェンダの用意もなく
終了時間も決めずに
会議を始めるんですよ。
定時後の会議なんて
嫌な予感しかしないわけです。
なので
予定があるふりして
お断りのメールを返そうと思ったら
部長から
｢テンさん(私)も大丈夫だよね」
――と
先にメールが来ちゃったんですよ。
まあ
無視しましたよね。
そしたら
後日たまたまリーダーに出会ってしまって
｢会議の日程大丈夫ですか？」
って聞かれてしまったので
しょうがないから出ることにしましたよね。
緊急に協議して決めなけれないけないことがある
とか
会議の目的がはっきりしていて
必要性があるのであれば
定時後の会議でもやむを得ないと思いますが
｢言われたからとりあえずやります」
みたいな会議を
定時の後にセットするのは
やめてほしいところです。
会議の無駄その２：会議の時間通りに集まらない
会議当日――
数値資料を印刷しておいてほしいと
部長から指示があったので
人数分の資料を印刷して待っていたわけですよ。
ええ。定時をです。
そしたらですね
部長からメールが来たんですよ。
｢前の会議が押していて遅れるから、皆で先に始めていてください」
――と。
招集したアンタが遅れるんかいっ
――と。
一番やってほしくないことを
やってくれるわけですよ。この部長は。
いやいやいや
このメンバーでいったい何を始めろと？
アンタに報告もあげられない人たちですぞ？
２ヶ月も進捗確認しないリーダーですぞ？
それについて何も言わない上司（課長）ですぞ？
毎回会議の準備をしない人たちですぞ？
まあ、こうなってしまったものはしょうがないです。
とりあえずリーダーの出方を見てみましょうか。
２ヵ月ぶりでの仕切り直しですから
それ相応の準備はしておいてほしいところですが。
会議の無駄その３：アジェンダの用意されていない会議
ええ。
案の定
アジェンダなんてものは
用意されていませんでしたよね。
もともとリーダーはやらされ感が強く
リーダーシップは皆無
というかリーダーの自覚すら感じられず
今回の会議も部長が開けと言ったから
開いているようなものです。
そんな人にリーダーを任せている
課長も課長なら
そんな課長に任せている
部長も部長なのですが。
わざわざ定時の後に開いている会議なので
せめてアジェンダくらいは
用意してくるかと思っていたのですが
やっぱり用意していませんでした。
アジェンダが用意されていない会議は
総じて会議の目的もあいまいだったりします。
まあ
オワタ
ですよね。
会議の目的、ゴール、進め方など
確認してもよかったのですが
主催者の部長はいないですし
受け身のリーダーに聞いてもしょうがないかなと思って
聞くのはやめておきました。
会議の無駄その４：時間通り始まらない会議
部長が来ていないのはしょうがないとしても
開始時間になっても
課長とリーダーは
しょーもない雑談をしているわけですよ。
もう一人のベテラン先輩Ｂさんは
興味なさそうにスマホいじってますし。
なんだかなぁ
――です。
ええ。
私もスマホいじってましたけど。
主催者が開始時間に不在だった場合は
代理で進める人が指名されていなかったり
代理で進めるべきであろう人にその自覚がないと
このようにいきなりダレてしまいがちです。
まあ、部長のせいですね。
会議の無駄その５：内容が共有報告の会議
開始予定の時間から10分くらい過ぎてからでしょうか
リーダーと課長のしょーもない雑談も一段落し
リーダーが「じゃあ始めましょうか」と言って
ようやく会議が始まったわけなんですけども――
リーダー「今後行うキャンペーンの内容を共有します」
は？
そんなのメールで来てたらか知ってますけどもっ
――と。
定時の後に会議を開いておいて
やることが共有ときたわけですよ。
しかも、すでに知っている内容だったりするわけですよ。
やっぱり
この人、頭おかしいのかな
って思いましたよね。
――そんなしょーもない共有も一通り終り
部長もまだ来ていなかったので
これは帰るチャンスだと思った矢先に
部長が来ちゃったんですよね。
なんと間の悪いことやら。
部長「どこまで進んだ？」
いやいやいや
ないわー
って思いましたよね。
何のための会議かもあいまいで
アジェンダすらないのに
進んだも何もないでしょうよ。
会議の無駄その６：同じ報告を繰り返す
いや、まあ、多分そうなるだろうなとは思っていましたよ
思っていましたけども――
部長が来たので
さっき終わったばかりの
しょーもない共有報告が
また始まったわけですよ。
これだから
主催者の「先に始めといて」は嫌なんです。
もう、ほんと時間の無駄ですよね。
主催者が遅れるなら、いっそ「待機」でいいわけですよ。
アジェンダが事前にきちんと決まっていて
主催者がいなくても進められる議題であれば
｢先に始めてといて」でもいいかもしれませんが
はっきり言ってそんな場合は
ありませんからね。
主催者が遅れてくる時点で会議は不成立です。
無理に進めず「待機」にするのが
一番合理的かと思うのですよ。
会議の無駄その７：何の時間なのかわからない会議
そもそもアジェンダもなかったわけですが
しょーもない共有報告のなかで
共有だったはずなのに
急に議論が始まっちゃったりします。
リーダーと課長は
部長に対してまったく報連相をしていないので
前述のキャンペーンの内容について
｢なんでそんな企画なのか」
というようなことで
議論が始まっちゃうわけですよ。
｢共有」とは基本的には決まったことの報告なので
言い換えれば議論は済んだ案件であるはずなんですけどね。
報告側が
意思決定プロセスや
必要な合意形成などを理解していない場合などに
｢共有」が「議論」に発展してしまうことが
往々にしてあります。
上司と部下の認識違いから
突発的に起こるこのような議論は
だいたいその上司と部下とのやりとりになるので
他の人にとっては何の時間なのか
よくわからない時間になってしまいます。
こういう時は
変に口出ししたりすると
余計にややこしくなったりするので
黙ってい聞いてる
のがベストだったりします。
やれやれですね。
会議の無駄その８：全員で集まる必要のない会議
｢共有」と言いつつ、｢議論」しちゃうのは
別にいいんですよ。
別にいいんですよ。いつものことだから。
なんですけど――
私、いる必要ありますかね？
と思うわけです。
共有といっても
報連相を怠っていたリーダーから
部長への報告が主だったりしますし
議論も
リーダーと部長の認識の齟齬から発生したものですし
別に私がいる必要もないわけですよ。
(ついでにベテラン先輩Ｂさんもですね)
こんな自然消滅するような
誰からもやる気を感じない案件を
いまさらファシリテートするつもりもないですし。
何をする会議なのかを明確にしないまま
とりあえず関係者を集めたりすると
こういうことになりがちです。
会議の目的を明確にして
目的達成のために必要な人だけを招集する
というように
できればいいんですけどね。
なんか
とりあえず集まりたがりますよね。
会議の無駄その９：終了時間の決まっていない会議
アジェンダがないので
当然ながら終了時間も決まっていませんでした。
結果として
会議が終わったのは
定時から２時間半後のことでした。
定時の後なんて
会議室もずっと開いてますから
グダグダな会議を延々と続けられちゃうわけですよ。
何のための会議なのかあいまいで
アジェンダもない会議ですから
そもそも
｢時間内にどうこうする」という考えすらないわけです。
何をどこまでやれば終わるのかも決めずに
無限に時間を使おうとする上司はけっこういますけど
完全にイミフですよ。
会議の無駄その１０：意味の無い会議
結局のところ
２ヵ月間放置されていた
｢進捗確認」は
この会議でもされることなく終わりました。
プロジェクトの進捗状況の把握と
今後の仕切り直しが最重要かと思っていましたが
キャンペーンの話やらなんやらと
点の話ばかりで終わりました。
最後に部長から
課長に進捗確認をするように指示を出してはいましたけど
その後２週間以上経っても特に何もありません。
そんなんでいいんですかね。
まあ、仕事の質は上司が決めるものですから
そんなんでいいということなんでしょうけど。
参加させられた私としては
まったくもって
意味の無い会議でした。
会議の無駄その１１：使わない資料を作らされる
印刷した数値資料？
ええ、捨てましたとも。
まあ、あるあるですよね。
とりあえず関係者を集めるのと一緒で
とりあえず使いそうな資料を用意する――
結果、使わない
――と。
会議の目的があいまいだと
こういったことも起こるわけです。
部下に無駄だなことをさせて
パフォーマンスを下げているということに
上司は気付いてほしいものです。
まとめ：会議の無駄は思考停止の上司から生まれる
- 定時の後に始まる会議
- 会議の時間通りに集まらない
- アジェンダの用意されていない会議
- 時間通り始まらない会議
- 内容が共有報告の会議
- 同じ報告を繰り返す
- 何の時間なのかわからない会議
- 全員で集まる必要のない会議
- 終了時間の決まっていない会議
- 意味の無い会議
- 使わない資料を作らされる
いかがでしたでしょうか？
自分で言うのもなんですが
ほんと会議の無駄のフルコースだったわけです。
会議の無駄？
無駄な会議？
書き方に悩みましたが
会議の無駄≒無駄な会議
(ニアリーイコール)
というかんじでご理解いただければと思います。
会議の無駄にしても
無駄な会議にしても
共通するのは
思考停止している上司たちが生み出している
――ことだと思うのです。
思考停止している人たちは
時間は無限にある
と思っているので
時間内に決めるようにする
とか
仕事の効率を上げる
といったような考えが無いのですよ。
いまの自分たちの仕事のしかたに
疑問さえ持っていないわけです。
誰か（主に上司）が主催する会議に
参加する側の立場のときは
思うことがあっても
なかなか変えることができないのが
現実かと思います。
何を言っても無駄
と思う人も多いのではないでしょうか。
思考停止している人たちの
思考を再起動させるのは
本当に難しいです。
――なので
まずは
自分が主催する会議から
無駄を無くすようにしていく
というのがよいと思うのです。
心を折らないように
ほどほどに頑張っていきましょう。
ではでは
思考停止してるわー
この人たち思考停止してるわー
って思っておきましょう
