【要領よく仕事したい】要領を悪くしている原因と対策【全４ケース前編】

 

今日はこんな疑問に答えていくぜ。

 

先に言っておくけど、仕事の任せ方が上手な上司なんていねえからな。

上司なんてのは仕事の振り方にセンスはねえし、指示は雑だし、こっちの予定はおかまいなしだからよ。

言われるがままに仕事を請けててもいいことなんかないぜ？

だからといって、振られた仕事を全部断ってたらサラリーマンライフが終わっちまうよな。

つうことで今回は、こっちも要領よく仕事をこなしていこうぜって話だ。

要領を悪くしている要因を見極める

仕事の要領をよくしていくには、要領を悪くしている要因を見極めるのが効果的だ。

要領を悪くしている要因は、『自覚しやすいこと』と『自覚しにくいこと』がある。

言われてみると「そうかも」と自覚しやすい内容じゃねえかな。

 

こっちはあまり自分だと気づきにくかったりする。

ただ、傍から見ると要領の悪いやつの特徴だったりする。

まずは、自分に当てはまる要因を見極めることから始めてほしい。

理由は次で説明するぜ。

なぜ要因を見極める必要があるのか

一概に要領が悪いといっても、何をどうすればいいのか当てをつけないと、対策が「頑張る」とかになりがちだ。

頑張れば要領がよくなるというものでもないだろ？

まずは症状を把握しないことには効く薬もわからない。処方箋と一緒だな。

頑張るにしても、努力の方向性が大切ってことだ。

次から具体的な話をしていくから、自分にはどれが当てはまるか考えながら見ていってほしいぜ。

要領を悪くしている原因への対策

それじゃあ順番に解説していくからよろしく哀愁。

ケース① やることが多すぎてとにかくやるしかない

｢段取りとか考えている暇はない。頭よりも手を動かさないと。」

こういう考えのやつもいるんじゃねえかな。

ハッキリ言っとくけど、『とにかく手を動かす』って、要領が悪いやつの典型的な特徴だからな。

当てはまってるようなら、今日からすぐにやめてほしいぜ？

考えてもみてくれ。

見知らぬ土地で地図も確認せずに、とりあえず歩き始めるみたいなもんだよ。

それってすげえ非効率だろ？

足を止めてでもちゃんと地図を確認した方が、結果的に最短で早く目的地に着くってもんだ。

原因❶ スケジュールを把握できていない

やることが多すぎるって言うやつに限って、まったくスケジュールが把握できていなかったりする。

これはスケジュール把握のためにおさえておきたいこと。

やることが多いと感じているなら、一旦手を止めてでもちゃんとスケジュールを立てることをおすすめするぜ。

スケジュールを立てるのはガントチャートがおすすめ

特にルーチン業務以外の仕事を複数平行して進めないといけないときには、ガントチャートが効果的。

例えばこういうのな。

スケジュールをちゃんと把握すればこういうメリットがある。

他にもたくさんあるけど、とりあえずこんなかんじかな。

良いことづくめだ。やらない理由がないよな。

『スケジュールを制すものは仕事を制す』と言っても過言ではないから、ぜひ試してみてほしいぜ。

原因❷ 仕事の段取りが組めていない

スケジュールが全体感なのに対して、こっちは一つ一つの仕事の手順のことな。

この仕事の手順に抜け漏れがあったり、順序を間違っていたりするとこうなる。

いわゆる『段取りが悪い』ってやつだ。

だから仕事の手順を把握して、きちんと段取りを組むことをおすすめするぜ。

仕事の手順は『なるべく細かく』書き出す

段取りが悪いやつの典型的な特徴は『仕事の手順を細分化できない』ことなんだよな。

たとえば『プレゼンの資料作成』としか書けない。

ちょっと考えてみてほしい。

プレゼンの資料を作るためには、どんな作業が必要になると思う？

けっこうあるだろ？

それをなるべく細かく全部書き出そうぜってこと。

たとえばこんなかんじ。

仕事の手順を細分化して、しっかりと段取りを組めば、いままで余計に時間がとられていた分がなくなっていくと思うぜ。

ケース② イレギュラーな仕事が入って予定が崩れる

そもそも仕事なんてもんはイレギュラーだらけよ。予定通りにいくことなんて無いと思っていたほうがいい。

だってよ、「今ちょっといいですか？」って聞かれて、ちょっとどころか１時間くらいとられることもあるだろ？

だからって話しかけんなオーラを出したりするのは得策じゃない。居心地が悪くなっちまうだけだからな。

イレギュラーなことそのものは防げないとして、ここではなるべく想定内に収めたり、上手く回避することを考えていきたい。

原因❶ 予定を詰め込み過ぎ

スケジュールをパンパンにしてると、予定外のことがあってもリカバリーが難しい。

予定外の割り込み仕事は入ってくるもんだと想定して、スケジュールにはあえて空き時間を作っておくことをおすすめするぜ。

そうしないと、なんかあったら残業するしかなくなるからな。

こんなの辛すぎだろ。

スケジュールには余裕を持たせておく

スケジュールに余裕を持たせておくメリットはこんなかんじだな。

予定外のことはコントロールできないわけだし、自分で見積もった時間内に終わらないことだってある。

自分の思っている以上に時間はかかったりするもんだ。そういうつもりでスケジュールを立てるといいと思うぜ。

ちょっと暇かなと思うくらいがちょうどよかったりするもんだ。

原因❷ 頼まれた仕事を優先してしまう

これは２種類あるな。

共通するのは『期限が明確ではない』ということ。

これは『優先度があいまい』ということでもあるわけだ。

頼まれた仕事を優先してしまうと、とうぜん自分の予定が崩れていくよな。

上司からの頼まれごとは目的と納期を確認する

上司からの依頼を言われた直後から最優先でとりかかるやつもいる。

殊勝なことだけど、上司も大至急やってほしいわけじゃなかったりする。

だから、その仕事の『目的と納期』を先に確認したほうがいいぜ。

こんなかんじで『目的と納期』を確認すると、そんなに急ぐ必要がないことだったり、そこまで重要度が高いことでもなかったりする。

それがわかればスケジュールの調整もしやすくなるってわけだ。

上司から頼まれたからといって何でもすぐにとりかかるんじゃなくて、まずは仕事の『目的と納期』を確認することからはじめてみてほしいぜ。

「なる早」は締切を自分優先で決めてしまう

｢なる早」で仕事を頼まれることがあると思うけど、「なる早」を真に受けないほうがいいぜ？

たいていは「そんなに急ぎでもないけど、明確に期限を決めるほどでもない」くらいのもんだからな。

だから「なる早」で頼まれたら、締切はこっちで決めていいってこと。

相手の事情を優先しすぎても自分が大変になるだけだから、自分優先で無理のない期限設定をすることをおすすめする。

偉い人からのお願いなら、急ぎで対応することは自分にもメリットがあるかもしれねえけど、そうじゃない人からのお願いなら別に後回しにしたっていいと思うぜ。

だってメリットねえだろ。

期限を提案したら、急に「もっと早くできないの」とか言ってくるやつもいるけど、「無理です」って言っとけばいいと思うぜ。

ときには断る

仕事そのものを請けないという選択肢もある。

無理なものは無理。そんなときだってあるからな。

とはいえ、「無理です」っていきなり返したら感じ悪いからよ。

こっちの立て込んでる事情も説明してわかったもらったうえで断るようにしたほうがいい。

たんに『忙しい』を理由にしてしまうとやる気がないやつだと思われちまうからダメだぜ。

いかに予定が詰まっているかをちゃんと説明しないとな。

そんなときのためにも、スケジュールはしっかり立てておいたほうがいいわけだ。

｢とくにかるやらないといけないことがいっぱいなんです」なんて言ってもわかってもらえないからな。

前編のまとめ：スケジュールを立てること・仕事の手順書を作っておくこと

けっこう長くなっちまったから

• ケース③ 仕事にとりかかるのが遅い
• ケース④ 締め切りの設定がうまくできない

この２つは後編にさせてもらうことにした。

つうことで、ここまでをまとめておくぜ。

上記のとおりだ。

こんなの会社で働いていても誰も教えてくれないよな。

これだけでも『仕事の要領はかなりよくなる』はずだ。

うまいこと立ち回ってほしいぜ？

ここまで読んでくれて感謝だ。
何かしら伝わるものがあったらうれしいぜ。
あんたのサラリーマンライフに幸あれ。

それじゃあ、『後編』もぜひ見てくれよな。
よろしく哀愁。

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